Bạn có thường xuyên cảm thấy căng thẳng với quá nhiều công việc hoặc quá nhiều trách nhiệm? Khi thời gian trôi qua, bạn có cảm thấy mình có nhiều nhiệm vụ trong tay hơn là thời gian thực hiện không?
Bí quyết là sắp xếp công việc và sử dụng thời gian hiệu quả để hoàn thành nhiều việc hơn mỗi ngày. Điều này có thể giúp bạn giảm mức độ căng thẳng và cải thiện năng suất của bạn ở cả nơi làm việc và ở nhà.
Để giúp bạn bắt đầu, đây là 10 cách để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian và tăng năng suất.
Uỷ quyền
Tất cả chúng ta đều phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn khả năng hoàn thành. Điều này thường có thể dẫn đến căng thẳng và kiệt sức.
Ủy quyền không có nghĩa là bạn trốn tránh trách nhiệm của mình mà thay vào đó bạn đang học cách quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hợp lý. Học giao việc cho cấp dưới theo kỹ năng và khả năng của họ và hoàn thành nhiều việc hơn. Điều này không chỉ giải phóng thời gian cho bạn mà còn giúp các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy như một mảnh ghép không thể thiếu trong công việc.
Ưu tiên công việc
Trước khi bắt đầu một ngày, hãy lập danh sách các công việc cần bạn chú ý ngay lập tức. Những công việc không quan trọng có thể tiêu tốn nhiều thời gian quý báu của bạn và chúng ta có xu hướng cung cấp quá nhiều năng lượng cho những công việc này vì chúng dễ dàng hơn hoặc ít gây căng thẳng hơn.
Tuy nhiên, việc xác định những công việc khẩn cấp cần hoàn thành trong ngày hôm đó là rất quan trọng đối với năng suất của bạn. Một khi bạn biết nên đặt năng lượng của mình vào đâu, bạn sẽ bắt đầu hoàn thành công việc theo một trình tự phù hợp với bạn và lịch trình của bạn.
Tạo lịch biểu
Mang theo kế hoạch hoặc sổ ghi chép bên mình và liệt kê tất cả các công việc bạn nghĩ đến. Có thể kiểm tra các mục khi bạn hoàn thành chúng sẽ mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành và tiếp thêm động lực cho bạn.
Lập danh sách Việc cần làm đơn giản trước khi bắt đầu ngày mới, sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc và tập trung vào những việc cần thiết. Đảm bảo rằng những tác vụ này cũng có thể đạt được. Nếu có một nhiệm vụ lớn bạn cần hoàn thành, hãy biến đó thành công việc duy nhất trong danh sách của bạn. Bạn có thể đẩy những việc khác sang ngày hôm sau.
Để thực hiện tốt hơn kỹ năng quản lý thời gian của mình, bạn có thể nghĩ đến việc lập ba danh sách: cơ quan, nhà riêng và cá nhân.
Thiết lập thời hạn
Khi bạn có một nhiệm vụ trong tầm tay, hãy đặt ra thời hạn thực tế và kiên trì thực hiện. Sau khi bạn đặt thời hạn, có thể hữu ích nếu bạn viết nó vào một tờ giấy nhớ và đặt nó gần không gian làm việc của bạn. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một gợi ý trực quan để giữ cho bạn làm việc.
Cố gắng đặt thời hạn một vài ngày trước khi nhiệm vụ đến hạn để bạn có thể hoàn thành tất cả những công việc có thể cản trở. Thách thức bản thân và đáp ứng thời hạn; tự thưởng cho mình khi gặp một thử thách khó khăn.
Vượt qua sự chần chừ
Sự trì hoãn là một trong những điều có ảnh hưởng tiêu cực đến năng suất làm việc. Nó có thể dẫn đến lãng phí thời gian và năng lượng cần thiết. Nó có thể là một vấn đề lớn trong cả sự nghiệp và cuộc sống cá nhân của bạn.
Nhiều người khó tránh được sự trì hoãn. Chúng ta có xu hướng trì hoãn khi cảm thấy buồn chán hoặc quá tải. Cố gắng lên lịch cho các hoạt động vui vẻ và nhỏ hơn trong suốt cả ngày để chia nhỏ các nhiệm vụ khó khăn hơn. Điều này có thể giúp bạn đi đúng hướng.
Đối phó với căng thẳng
Căng thẳng thường xuất hiện khi chúng ta nhận nhiều công việc hơn khả năng hoàn thành. Kết quả là cơ thể chúng ta bắt đầu cảm thấy mệt mỏi, có thể ảnh hưởng đến năng suất của chúng ta.
Căng thẳng có nhiều dạng đối với những người khác nhau, nhưng một số cách hữu hiệu để đối phó với căng thẳng có thể bao gồm:
- Ra ngoài
- Tập thể dục
- Thực hành thiền định
- Gọi cho một người bạn
- Tham gia vào sở thích yêu thích của bạn
- Nghe nhạc hoặc podcast
Điều quan trọng là tìm ra những gì phù hợp với bạn trong việc giảm phản ứng căng thẳng của bạn. Nếu bạn không có thời gian cho việc khác, hãy thử một vài kỹ thuật thở. Điều này có thể được thực hiện trong vài phút và đã được chứng minh là làm giảm các hormone gây căng thẳng.
Tránh đa nhiệm
Hầu hết chúng ta đều cảm thấy rằng đa nhiệm là một cách hiệu quả để hoàn thành công việc, nhưng sự thật là chúng ta sẽ làm tốt hơn khi tập trung và tập trung vào một việc. Đa nhiệm cản trở năng suất và nên tránh để cải thiện kỹ năng quản lý thời gian.
Tận dụng danh sách việc cần làm và thời hạn để giúp bạn tập trung! Bằng cách này, bạn có thể làm tốt hơn những gì bạn đang làm. Chờ cho đến khi bạn hoàn thành một cái trước khi bắt đầu cái khác. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn thế nữa.
Bắt đầu sớm
Hầu hết những người thành công đều có một điểm chung – họ bắt đầu ngày mới sớm vì điều đó cho họ thời gian để ngồi, suy nghĩ và lập kế hoạch cho ngày của họ.
Khi bạn dậy sớm, bạn bình tĩnh hơn, sáng tạo và sáng suốt hơn. Khi một ngày trôi qua, mức năng lượng của bạn bắt đầu giảm xuống, điều này ảnh hưởng đến năng suất, động lực và sự tập trung của bạn.
Nếu bạn không phải là người thích buổi sáng, bạn có thể thử thức dậy sớm hơn 30 phút so với thời gian bình thường của mình. Bạn sẽ ngạc nhiên bởi số lượng bạn có thể hoàn thành trong khoảng thời gian đó. Nếu bạn không muốn sử dụng nó để làm việc, hãy sử dụng nó để tập thể dục một chút hoặc ăn một bữa sáng lành mạnh. Loại thói quen này cũng sẽ góp phần vào năng suất làm việc của bạn trong ngày. Bằng cách thiết lập mục tiêu, bạn đang cắt giảm thời gian cần thiết để suy nghĩ về vị trí của mình.
Nghỉ giải lao thường xuyên
Bất cứ khi nào bạn thấy mình cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng, hãy nghỉ ngơi trong vòng 10 đến 15 phút. Quá nhiều căng thẳng có thể gây hại cho cơ thể và ảnh hưởng đến năng suất của bạn.
Và tốt hơn nữa, hãy sắp xếp thời gian nghỉ ngơi của bạn . Nó giúp bạn thư giãn và lấy lại năng lượng làm việc sau đó. Nếu bạn biết sắp có kỳ nghỉ, bạn sẽ có thể vượt qua sự chán nản hoặc thiếu động lực để hoàn thành nhiệm vụ đang làm.
Đi dạo, nghe nhạc hoặc tập các động tác kéo giãn cơ thể nhanh chóng. Ý tưởng tốt nhất là tạm dừng công việc hoàn toàn và dành thời gian cho bạn bè và gia đình của bạn.
Học cách nói không
Lịch sự từ chối nhận thêm nhiệm vụ nếu bạn nghĩ rằng mình đã quá tải với công việc. Hãy xem danh sách việc cần làm của bạn trước khi đồng ý nhận thêm công việc.
Nhiều người lo lắng rằng nói không sẽ khiến họ trông ích kỷ, nhưng sự thật là nói không là một trong những cách tốt nhất để chăm sóc bản thân và thời gian của bạn. Khi bạn quan tâm đến điều này, bạn sẽ thấy mình có nhiều năng lượng hơn để cống hiến cho những việc quan trọng, điều mà những người xung quanh bạn cuối cùng sẽ đánh giá cao.
Tổng quan
Khi bạn hiểu rõ về những gì mình làm, bạn sẽ tập trung hơn và làm được nhiều việc hơn trong thời gian ngắn hơn.
Quản lý thời gian tốt đòi hỏi bạn phải thực hành hàng ngày để sắp xếp các nhiệm vụ ưu tiên và sắp xếp chúng theo cách có thể tiết kiệm thời gian trong khi vẫn đạt được nhiều thành tích hơn. Sử dụng các chiến lược trên trong vài tuần và xem liệu chúng có giúp ích cho bạn không. Bạn có thể ngạc nhiên về việc dường như bạn có nhiều thời gian hơn.
