in ,

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 1

Gmail là một trong những nhà cung cấp dịch vụ email được sử dụng nhiều nhất. Vì sao vậy? Trước hết, nó miễn phí và đi kèm với các dịch vụ khác của Google. Sau đó, nó tích hợp rất nhiều tính năng để giúp bạn quản lý hiệu quả hộp thư đến và tăng năng suất của bạn. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết tất cả các tính năng này.

Bài viết này tổng hợp một danh sách các tính năng tốt nhất của Gmail và cách sử dụng chúng theo các bước đơn giản. Bắt đầu nào.

Bật Reading Pane để xem nhanh

Reading Pane là một tính năng tuyệt vời trong Gmail. Tôi nhớ lần đầu tiên tôi sử dụng nó trong Outlook (ứng dụng email, không phải dịch vụ email mới của Microsoft ) nhiều năm trước.

Vì nó rất hữu ích nên tôi đã từng bỏ lỡ nó cho đến khi nó được ra mắt trong Gmail như một phần của tính năng Advanced hoặc Labs và bây giờ, nó là một tính năng chính thức trong Gmail.

Nó chia toàn bộ hộp thư đến thành hai ngăn: trái-phải hoặc trên-dưới tùy thuộc vào sở thích của bạn. Nó cho phép bạn kiểm tra danh sách email trong một ngăn và xem trước toàn bộ tin nhắn trong ngăn kia, tăng tốc độ kiểm tra email.

Cách bật Reading Pane trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó nhấp vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Chuyển qua tab Hộp thư đến và kiểm tra trong Reding pane > Nhấp vào Bật ngăn đọc và chọn Bên phải hộp thư đến.

Ngăn đọc Gmail

Bước 3: Cuối cùng, nhấp vào Lưu thay đổi ở dưới cùng.

Bật đề xuất văn bản do AI hỗ trợ

Gmail giúp bạn viết email nhanh hơn bằng cách đề xuất các từ và cụm từ, nhờ tính năng Soạn thư thông minh và các tính năng hỗ trợ AI khác . Nếu bạn đã sử dụng Bàn phím Google trong Android, bạn phải sử dụng tính năng dự đoán văn bản (text predictions).

Tính năng Soạn thư thông minh (Smart Compose) mang các dự đoán văn bản tương tự vào hộp thư đến của bạn, cho phép bạn chọn một trong các văn bản được đề xuất bằng cách nhấn Tab trong khi viết email.

Cách bật đề xuất văn bản tiên đoán trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó nhấp vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Ở tab Chung > Bạn tìm mục Soạn thư thông minh > chọn Đề xuất viết đang bật. Sau đó bấm Lưu thay đổi ở dưới cùng.

Soạn thư thông minh

Báo lại email để kiểm tra sau

Khi bạn đang hướng tới Inbox Zero (nghĩa là hộp thư đến không chứa quá nhiều thư chưa đọc), tức là bạn đang kiểm tra email, bạn có thể nhận được email cần phản hồi nhưng không thể thực hiện ngay được. Đối với những email như vậy, Gmail cung cấp một tính năng tiện dụng – Tạm ẩn.

Bạn có thể tạm ẩn những email như vậy để ẩn chúng khỏi hộp thư đến của mình ngay bây giờ và xem lại chúng vào ngày/giờ đã định.

  • Trong Gmail, chọn (các) email bạn muốn báo lại.
  • Trong thanh công cụ bên dưới thanh tìm kiếm, nhấp vào Tạm ẩn.
  • Chọn một trong các khe thời gian. Hoặc bạn có thể nhấp vào Chọn ngày và giờ để chọn ngày và giờ tùy chỉnh để nhận thông báo cho email đã tạm ẩn.

Tạm ẩn email trong Gmail

Lên lịch gửi Email để Tự động gửi chúng

Gmail giúp bạn tự động hóa email bằng cách lên lịch cho chúng, nhờ tính năng Gửi theo lịch biểu (Schedule Send) của nó. Bạn chỉ cần đặt lịch gửi email. Vì đây là một tính năng trong Gmail, nên nó giúp bạn tránh các công cụ của bên thứ ba để lập lịch gửi email.

Cách lập lịch gửi email trong Gmail:

Bước 1: Trong cửa sổ soạn email, nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh Gửi.

Bước 2: Nhấp vào nút Gửi theo lịch biểu.

Gmail Gửi theo lịch biểu

Bước 3: chọn một khoảng thời gian cho mỗi tùy chọn. Bạn có thể nhấp vào Chọn ngày và giờ để chọn ngày và giờ tùy chỉnh để gửi email.

Gmail Gửi theo lịch biểu

Sử dụng Chế độ bảo mật cho email

Gmail cho phép bạn tạo và gửi các email riêng tư không thể sao chép, tải xuống hoặc chuyển tiếp vì nó sẽ tự động bị xóa sau đó, nhờ Chế độ bảo mật của nó.

Điều này có thể được thực hiện bằng cách đặt ngày hết hạn cho email của bạn. Ngoài ra, Gmail cũng mã hóa email của bạn bằng mật mã gửi đến người nhận.

Cách bật Chế độ bảo mật trong Gmail:

Bước 1: Trong hộp thư soạn email, nhấp vào biểu tượng đồng hồ khóa ở dưới cùng.

Bước 2: Trong cửa sổ Chế độ bảo mật, hãy đặt thời hạn cho email.

Bước 3: Sau đó, nhấn Lưu và cuối cùng, gửi email như bạn vẫn làm trong Gmail.

Chế độ bảo mật Gmail

Mẹo: Nhấp vào mật mã SMS trong cửa sổ Chế độ bí mật để bảo mật tốt hơn. Gmail – theo mặc định – gửi mật mã qua email, nhưng cài đặt này yêu cầu Gmail gửi mật mã qua SMS, bổ sung thêm tính năng bảo vệ như OTP.

Chặn mail quảng cáo hoặc email không mong muốn

Việc nhận được email tiếp thị, spam hoặc không mong muốn trong hộp thư đến của bạn là rất phổ biến – ngay cả với các tính năng chống spam tuyệt vời trong Gmail.

Tuy nhiên, Gmail có một tính năng trong cửa hàng để giúp bạn trong những trường hợp như vậy. Bạn có thể chặn một người gửi khỏi hộp thư đến của mình – tất cả email từ họ sẽ được tự động chuyển vào thư mục spam.

Cách chặn người gửi không mong muốn trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, mở email mà bạn muốn chặn người gửi.

Bước 2: Nhấp vào nút dấu ba chấm của nó và nhấp vào Chặn “<sender_name>” .

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 2

Tạo sự kiện lịch từ email của bạn

Nếu ai đó gửi cho bạn email để thiết lập một cuộc họp hoặc có thể là lời mời tham gia một sự kiện, bạn có thể dễ dàng thêm họ vào Lịch Google.

Gmail giúp bạn đạt được điều đó bằng cách cho phép bạn nhanh chóng tạo các sự kiện từ email với hầu hết thông tin đã được điền sẵn.

Cách tạo sự kiện lịch từ email trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, mở email mà bạn muốn tạo sự kiện.

Bước 2: Trong thanh công cụ bên dưới thanh tìm kiếm, nhấp vào nút Khác > Tạo sự kiện.

Tạo sự kiện lịch từ email của bạn

Thêm các Email quan trọng vào Google Task

Gmail cho phép bạn tạo công việc từ các email quan trọng ngay trong hộp thư đến. Nó giúp bạn theo dõi những thông tin quan trọng, những dự án sắp tới,… Bạn cũng có thể đặt lời nhắc cho những công việc đó để nhắc nhở bản thân về thời hạn của chúng.

Cách thêm email vào Google Tasks:

Bước 1: Trong Gmail, chọn (các) email bạn muốn tạo công việc.

Bước 2: Trong thanh công cụ bên dưới thanh tìm kiếm, nhấp vào Thêm vào danh sách việc cần làm.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 3

Mẹo: Trong thanh bên, bạn sẽ thấy tác vụ > nhấp vào biểu tượng bút chì để chỉnh sửa.

Sử dụng mẫu email để viết mail nhanh hơn

Tại sao phải viết đi viết lại cùng một email – ngay cả khi bạn chỉ sao chép và dán chúng? Gmail giúp bạn tạo và lưu email dưới dạng mẫu , sau này bạn có thể sử dụng để tạo và gửi các email tương tự. Nó giúp bạn tiết kiệm thời gian và cải thiện năng suất – đặc biệt nếu công việc của bạn yêu cầu gửi email.

Cách bật Mẫu trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó nhấp vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Chuyển đến tab Nâng cao > và trong mục Mẫu, bấm Bật.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 4

Cách sử dụng Mẫu trong Gmail:

Bước 1: Trong khi soạn thư, nhấp vào nút Khác và chọn Mẫu.

Bước 2: Bấm vào một mẫu để chèn nó vào email. Hoặc nhấp vào Lưu bản nháp dưới dạng mẫu để lưu email dưới dạng mẫu mới.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 5

Chuyển đổi giữa nhiều chữ ký trong Gmail

Chữ ký email là một phương pháp tuyệt vời để thêm thông tin bổ sung về bản thân bạn. Trong các tổ chức, mọi người thường thêm thông tin liên hệ và chỉ định của họ như một phần của chữ ký email của họ. Điều tương tự cũng áp dụng cho bất kỳ người nào gửi email trong thời đại hiện đại.

Điều thú vị là, Gmail cho phép bạn tạo nhiều chữ ký, bạn có thể nhanh chóng thêm hoặc chuyển đổi chữ ký trong khi viết email mới.

Cách thêm nhiều chữ ký trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó nhấp vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Trong tab Chung, cuộn xuống tùy chọn Chữ ký. > Nhấp vào Tạo mới, nhập tên Chữ ký và nhấp vào Tạo. Sau đó, viết chữ ký email mới của bạn vào hộp văn bản đã cho.

Chữ ký Gmail

Cách chuyển đổi chữ ký khi viết email trong Gmail:

Bước 1: Trong cửa sổ soạn email, nhấp vào biểu tượng cây bút ở thanh công cụ dưới cùng.

Bước 2: Nhấp vào một trong các chữ ký để thêm nó vào email hiện tại.

Dịch thư trực tiếp trong Gmail

Trong thế giới hiện đại, việc nhận được một email bằng tiếng nước ngoài không phải là chuyện lạ. Gmail giúp ích trong những trường hợp như vậy, nhờ tính năng Dịch thư, giúp bạn dịch email bằng Google Dịch. Bạn có thể không thấy nó hữu ích cho đến một ngày khi bạn cần.

Cách dịch thư trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, mở email bạn muốn dịch.

Bước 2: Ở dưới thanh công cụ sẽ có thanh Google Dịch để bạn chọn ngôn ngữ nguồn và ngôn ngữ đích.

Dịch email

Xuất Địa chỉ Email trong Danh bạ của bạn

Gmail – hay chính xác là Danh bạ Google – cho phép bạn tạo một bản sao lưu của tất cả các địa chỉ liên hệ của mình và xuất nó dưới dạng CSV.

Một tệp đã xuất có tất cả các địa chỉ liên hệ của bạn sẽ giúp giữ an toàn dữ liệu của bạn hoặc nhập chúng vào một số công cụ khác. Ví dụ: nếu bạn đang xây dựng một danh sách email hoặc bản tin, điều này rất hữu ích.

Cách bật tính năng tạo địa chỉ liên hệ cho email trong Gmail:

Bước 1: Trong Gmail, nhấp vào biểu tượng bánh răng, sau đó nhấp vào Xem tất cả chế độ cài đặt.

Bước 2: Trong tab Chung, cuộn xuống mục Tạo mục liên hệ để tự động hoàn tất: > Nhấp vào mục Khi tôi gửi thư cho người mới, thêm họ vào Danh bạ khác để tôi có thể tự động hoàn tất họ lần sau. Cài đặt này yêu cầu Gmail tự động tạo địa chỉ liên hệ cho các email gửi đi của bạn trong tương lai.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 6

Cách xuất địa chỉ email từ Gmail:

Bước 1: Mở https://contacts.google.com/ trong trình duyệt web của bạn.

Bước 2: Trong Danh sách liên hệ của Google, nhấp vào Người liên hệ khác ở thanh bên trái.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 7

Bước 3: Chọn danh bạ bạn muốn xuất, nhấp vào nút Thêm trên thanh công cụ bên dưới thanh tìm kiếm, sau đó nhấp vào nút Xuất.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 8

Bước 4: Chọn định dạng trong Xuất dưới dạng và nhấp vào Xuất để xuất chúng.

10 thủ thuật Gmail xịn dành cho Pro 9

Đó là tất cả về các mẹo / thủ thuật để tận dụng tối đa Gmail. Bạn có thấy chúng hữu ích không?

What do you think?

Written by Linh Nguyễn

Mình đang thực hiện trang Trải Nghiệm Số tại địa chỉ trainghiemso.vn, ngoài ra còn là BTV Công Nghệ tại báo VietNamNet. Trang blog này mình tổng hợp lại các bài viết do mình thực hiện, cũng như viết lảm nhảm cho vui.

Leave a Reply

Your email address will not be published.

GIPHY App Key not set. Please check settings

10 trang web giới thiệu sách hay nhất mà bạn cần biết 28

10 trang web giới thiệu sách hay nhất mà bạn cần biết

21 ứng dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền 29

21 ứng dụng sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều tiền