Các doanh nghiệp đang dần chuyển hướng sang làm việc từ xa và họp trực tuyến. Không ai có thể ngờ rằng việc chuyển đổi số thường mất nhiều năm để phát triển có thể đạt được chỉ trong vài tháng? Đây chính xác là những suy nghĩ của Giám đốc điều hành Microsoft Satya Nadella: “ Chúng tôi đã chứng kiến hai năm chuyển đổi kỹ thuật số trong hai tháng.”
Những cạnh tranh kỹ thuật số trong những năm qua đã trở thành chất xúc tác cho quá trình chuyển đổi số, đặc biệt là trong cách thức hoạt động của các doanh nghiệp. Nó đã kích hoạt sự xuất hiện của một khái niệm biến đổi mới: một nơi làm việc kỹ thuật số (Digital Workplace).
Digital Workplace là gì?
Digital Workplace (Một nơi làm việc kỹ thuật số) là một môi trường nơi mọi người, doanh nghiệp và công nghệ kết hợp với nhau. Ngày nay, chúng ta đang chứng kiến sự áp dụng hàng loạt các giải pháp kỹ thuật số như việc sử dụng các thiết bị IoT (điện thoại thông minh, hệ thống bảo mật).
Về vấn đề này, chữ ký điện tử và kỹ thuật số cho phép các công ty hoàn thành công việc nhanh hơn thông qua tự động hóa. Nó cho phép các doanh nghiệp tăng năng suất thông qua công nghệ và giải pháp sáng tạo.
Nhân viên không còn bị giới hạn bởi các rào cản vật lý sau khi áp dụng không gian làm việc kỹ thuật số. Sự tiện lợi của nó giúp họ có thể làm việc từ mọi nơi bằng mọi thiết bị vào bất kỳ thời điểm nào.
Quy trình làm việc kỹ thuật số
Có lẽ người ta thậm chí có thể tranh luận rằng một nơi làm việc kỹ thuật số là tương lai của công việc. Không bao lâu nữa, tất cả các doanh nghiệp sẽ hoạt động trong môi trường kỹ thuật số. Khi công nghệ tiến bộ, các doanh nghiệp đang tìm ra những cách tốt hơn để làm cho công việc hiệu quả hơn cho cả công ty và những người điều hành chúng.
Sự chuyển đổi số mà chúng ta thất trong những năm qua cho phép nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Nó cũng làm tăng năng suất và giúp các công ty vượt quá mục tiêu của họ. Trước đây, mọi người phải chuyển qua các giấy tờ vật lý để ký và xác minh các tài liệu và các thủ tục giấy tờ mất nhiều ngày để hoàn thành.
Giờ đây, các trung tâm tài liệu dựa trên đám mây cho phép các công ty ký tài liệu trong vòng vài phút. Chữ ký điện tử để ký tài liệu đã trở nên an toàn và hợp lý hơn. Xét cho cùng, các doanh nghiệp yêu cầu một nền tảng bảo mật để đảm bảo các văn bản pháp lý được ký trực tuyến một cách an toàn.
Các trung tâm thực hiện việc ký tài liệu dựa trên đám mây này được sử dụng cho tất cả các ngành. Ví dụ: các ngành trong lĩnh vực chăm sóc sức khỏe có thể tận dụng chữ ký điện tử để kê đơn điện tử, giới thiệu bệnh nhân, báo cáo điện tử và thậm chí cả việc giới thiệu nhân viên. Nó cũng có thể được sử dụng cho nhiều quy trình ký kết tài liệu trong các ngành du lịch và du lịch, giáo dục, bảo hiểm và kỹ thuật, trong số nhiều ngành khác.
Giải pháp Chữ ký Điện tử & Kỹ thuật số
Có gì khác biệt?
Sự nhầm lẫn giữa các thuật ngữ chữ ký điện tử (digital signature) và kỹ thuật số (electronic signature) là khá phổ biến. Mặc dù chúng có thể được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng rất khác nhau.
Mặc dù cả hai giải pháp chữ ký điện tử và chữ ký số đều cho phép người ký xác minh danh tính của họ, Đạo luật ESIGN định nghĩa chữ ký điện tử là “âm thanh, ký hiệu hoặc quy trình điện tử, được gắn với hoặc liên kết hợp lý với hợp đồng hoặc hồ sơ khác và được thực hiện hoặc thông qua bởi một người với ý định ký hồ sơ. ”
Điều này đề cập đến “bất kỳ biểu hiện điện tử” nào của sự đồng ý. Một số ví dụ bao gồm đánh dấu vào hộp kiểm điều khoản và điều kiện, hình ảnh chữ ký viết tay hoặc tên ở cuối email.
Trong khi đó, chữ ký điện tử là một loại chữ ký sử dụng mật mã và liên kết chúng với người ký thông qua một chứng chỉ số (digital certificates). Mỗi người ký cần phải có chứng chỉ số để được liên kết và nhận dạng với các tài liệu yêu cầu chữ ký của họ.
Để có được chứng chỉ số, người ký sẽ cần sự trợ giúp của Tổ chức phát hành chứng chỉ (CA) bên thứ ba đáng tin cậy. Các CA có trách nhiệm cung cấp, xác định và xác thực chữ ký điện tử.
Tóm lại, chữ ký điện tử có nghĩa là thể hiện ý định của bạn để làm điều gì đó chẳng hạn như ký hợp đồng và chấp nhận các điều khoản và điều kiện. Trong khi đó, chữ ký điện tử có nghĩa là xác thực và chứng minh rằng bạn là con người mà bạn nói thông qua các chứng chỉ kỹ thuật số.
Tại sao tôi cần cái này?
Quá trình ký văn bản truyền thống tốn nhiều công sức. Điều tốt là các giải pháp chữ ký điện tử và kỹ thuật số cung cấp cả chữ ký điện tử và kỹ thuật số cho doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Ngoài thực tế là công ty của bạn có thể tiết kiệm đến 80% thời gian và công việc thủ công bằng cách chuyển đổi kỹ thuật số, đây là lý do tại sao bạn phải trả tiền để bắt đầu số hóa quy trình ký tài liệu của bạn:
- Tiết kiệm chi phí ký: Một nền tảng ký tài liệu tốt thường cung cấp các tùy chọn chữ ký kép như chữ ký điện tử và chữ ký số được AATL phê duyệt.
- Hợp lý hóa toàn bộ quy trình ký tài liệu của bạn: Nền tảng ký tài liệu mang lại cho bạn hiệu quả mà công ty bạn cần thông qua ký dựa trên quy trình làm việc tự động.
- Giúp việc ký tài liệu có thể thực hiện trong vài phút: Việc ký tài liệu có thể được theo dõi trong thời gian thực, cho phép người dùng chỉ mất vài phút để yêu cầu chữ ký trên bất kỳ loại tài liệu nào.
- Cung cấp quy trình và hoạt động hiệu quả: Các giải pháp ký dựa trên đám mây loại bỏ các chi phí phần cứng liên quan để lưu trữ vật lý, lưu trữ và truy xuất tài liệu.
- Tăng cường sự tuân thủ: Một phần mềm ký tài liệu tốt cung cấp các chữ ký điện tử và kỹ thuật số có tính ràng buộc pháp lý đáp ứng việc tuân thủ quy định đối với các luật điều chỉnh chữ ký điện tử có giá trị pháp lý.
Tổng kết
Quá trình chuyển đổi hướng tới nơi làm việc kỹ thuật số có thể được giảm bớt thông qua những tiến bộ trong công nghệ và giải pháp kỹ thuật số. Ngày nay, các trung tâm tài liệu dựa trên đám mây đang thay đổi cách các doanh nghiệp ký và gửi tài liệu của họ. Chúng đang dần được các công ty áp dụng vì nó là giải pháp hoạt động trong môi trường từ xa / không gian làm việc ảo. Đây là lý do tại sao các giải pháp chữ ký điện tử và kỹ thuật số là một trong những giải pháp phải có cho những người đang tìm cách làm cho nơi làm việc kỹ thuật số hiệu quả hơn.
