in

Sử dụng tư duy quản lý dự án để tăng năng suất của bạn

Trong thế giới “luôn bật, luôn kết nối” của chúng ta, thời gian là thứ quan trọng nhất. Hầu hết mọi người dành mỗi ngày để nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác, cố gắng hoàn thành mọi việc. Nhưng chỉ bận rộn không có nghĩa là bạn thành công.

Ngược lại, hầu hết mọi người có thể làm được nhiều việc hơn với thời gian họ có. Lý do họ không làm là cách tiếp cận của họ để hoàn thành công việc đều sai lầm. Và trong khi một số có thể tấn công vấn đề đó bằng cách áp dụng các mẹo và thủ thuật năng suất khác nhau để loại bỏ danh sách việc cần làm của họ, họ chỉ điều trị các triệu chứng của một vấn đề lớn hơn.

Vấn đề thực sự là họ thiếu tư duy đúng đắn để sắp xếp, giải quyết các công việc hàng ngày và tận dụng tối đa thời gian của họ. Hóa ra, tư duy mà họ cần để thành công có nét giống với tư duy của một nhà quản lý dự án chuyên nghiệp. Rất may là bất kỳ ai cũng có thể học cách suy nghĩ như một người quản lý dự án và tăng năng suất của họ.

Nhưng đừng chỉ chạy ra ngoài và đăng ký một khóa học cấp chứng chỉ quản lý dự án. Điều đó sẽ là quá mức cần thiết (dù sao thì trừ khi bạn đang tìm kiếm một sự thay đổi nghề nghiệp). Thay vào đó, hãy đọc để tìm hiểu cách bạn có thể áp dụng tư duy quản lý dự án cho mọi việc bạn làm.

Bạn đã sẵn sàng chưa?

Quản lý dự án là gì?

Nếu bạn đang tìm kiếm vai trò của một người quản lý dự án, bạn sẽ thấy một số mô tả mơ hồ — nếu không muốn nói là hoàn toàn khó hiểu — về công việc. Vấn đề là, thật khó để mô tả những gì một người quản lý dự án làm mà không lặp lại từ dự án khoảng chục lần. Và bất kỳ mô tả nào không làm được điều đó có xu hướng để lại nhiều thứ cho trí tưởng tượng.

Đơn giản vầy cho dễ: Người quản lý dự án là người dẫn dắt các nhóm (cả lớn và nhỏ) làm việc trên các dự án được xác định rõ ràng với mục tiêu hoàn thành chúng đúng thời hạn, ngân sách và sự hài lòng của tất cả các bên liên quan. Các dự án mà họ thực hiện có thể là bất cứ thứ gì: tạo một phần mềm, xây dựng một tòa nhà, chạy một chiến dịch quảng cáo — bất cứ điều gì cần làm.

Nhưng điều quan trọng hơn là cách các nhà quản lý dự án thực hiện công việc của họ. Công việc của họ là tập hợp tất cả các nguồn lực cần thiết để hoàn thành công việc và sau đó sử dụng các nguồn lực đó một cách hiệu quả nhất để đạt được các mục tiêu đã nêu.

Sử dụng tư duy quản lý dự án để tăng năng suất của bạn 1

Hãy coi họ như những người điều phối cuối cùng — những nhà sản xuất của thế giới kinh doanh, nếu bạn muốn. Và họ hoàn thành điều đó bằng cách sử dụng một bộ kỹ năng rất cụ thể.

Các kỹ năng quản lý dự án cần thiết

Một nhà quản lý dự án hiệu quả dựa vào một vài nhóm kỹ năng chính để thực hiện công việc của họ. Bao gồm:

  • Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng lập kế hoạch liên quan đến việc biết làm thế nào để đi từ điểm bắt đầu của một dự án đến khi hoàn thành nó với mức tối thiểu gián đoạn và chậm trễ trong quá trình thực hiện.
  • Kỹ năng lập lịch trình: Kỹ năng lập lịch trình liên quan đến việc hiểu cách phân chia công việc cần thiết thành các nhiệm vụ nhỏ hơn, ưu tiên các nhiệm vụ đó và sắp xếp thời gian phù hợp cho từng việc (không phân bổ thời gian dưới mức hoặc quá mức).
  • Kỹ năng lập ngân sách: Kỹ năng lập ngân sách liên quan đến việc hiểu biết đầy đủ về các chi phí liên quan đến việc hoàn thành một dự án. Điều này có thể có nghĩa là chi phí vật liệu, chi phí lao động và thậm chí là chi phí gián tiếp, sau đó xây dựng một ngân sách thực tế không chi quá cao hoặc phân phối quá mức với các nguồn lực sẵn có.
  • Kỹ năng quản lý rủi ro: Kỹ năng quản lý rủi ro đề cập đến việc có thể phát hiện ra các rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng làm gián đoạn hoặc trật bánh của một dự án, và biết cách tránh hoặc giảm thiểu chúng khi cần thiết.
  • Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp liên quan đến việc biết cách truyền đạt kiến ​​thức có trong các kỹ năng đi trước cho người khác và cách lắng nghe phản hồi từ người khác để tránh nhầm lẫn hoặc chậm trễ không cần thiết trong công việc.

Bây giờ, tại thời điểm này, bạn có thể tự hỏi: Tư duy dự án mà không có các kỹ năng hỗ trợ nó thì có ích lợi gì?

Nhưng sự thật là nếu bạn đang làm công việc quản lý công việc và cuộc sống cá nhân của mình, bạn có thể đã có đủ những kỹ năng này vì chúng liên quan đến tình huống cụ thể của bạn.

Sử dụng tư duy quản lý dự án để tăng năng suất của bạn 2

Ví dụ, bạn nên hiểu những gì bạn cần trong công việc và bạn có các kỹ năng phù hợp với công việc của bạn. Điều đó có nghĩa là bạn cũng nên biết cách giải quyết một dự án liên quan đến công việc từ đầu đến cuối, có một ý tưởng tốt về thời gian mỗi phần của công việc và những loại công việc có thể cản trở bạn.

Tất cả những gì còn thiếu là biết cách áp dụng thông tin đó để sử dụng thời gian hiệu quả nhất — và tư duy quản lý dự án là như thế nào.

Nghe có vẻ đơn giản khi bạn đặt nó theo cách đó, phải không?

Như đã nói, hãy cùng đến với một số mẹo hữu ích mà bạn có thể áp dụng hàng ngày để bắt đầu suy nghĩ như một người quản lý dự án.

5 mẹo giúp bạn có tư duy như người quản lý dự án

Phần tốt nhất của tất cả những điều này là có một số cách rất cụ thể mà bạn có thể áp dụng tư duy quản lý dự án vào ngày của mình để tăng năng suất của bạn.

Sử dụng tư duy quản lý dự án để tăng năng suất của bạn 3

Một khi bạn bắt đầu làm những điều này, bạn sẽ bắt đầu thấy logic trong cách chúng giúp bạn tối đa hóa năng suất trong mọi việc bạn làm.

Đặt thời gian lập kế hoạch

Trong tất cả các cách bạn có thể áp dụng tư duy quản lý dự án vào cuộc sống của mình, thì cách này gần như là bắt buộc. Đó là bạn phải dành ra ít nhất 15 phút mỗi tuần để lên kế hoạch cho những việc bạn cần hoàn thành trong những ngày tiếp theo. Điều đó có nghĩa là không có phiền nhiễu , không bị gián đoạn và không có đa nhiệm. Chỉ bạn, danh sách việc cần làm và ứng dụng lên lịch ưa thích của bạn.

Thời gian bạn dành cho việc lập kế hoạch sẽ quyết định mức độ hiệu quả của bạn trong những ngày còn lại trong tuần, vì vậy điều quan trọng là bạn phải tập trung. Có rất nhiều nghiên cứu chứng minh mối liên hệ trực tiếp giữa chất lượng lập kế hoạch và sự thành công của dự án. Và bên cạnh đó, nó chỉ có ý nghĩa. Bạn không thể quản lý những gì bạn chưa lập kế hoạch, phải không?

Khi lập kế hoạch, điều quan trọng là bạn phải chia nhỏ công việc phải làm thành nhiều nhiệm vụ phụ nhỏ hơn có thể. Điều này sẽ tăng tính linh hoạt của bạn và giúp bạn đối phó với những khó khăn không lường trước được và các vấn đề khác khi chúng phát sinh.

Không bao giờ bắt đầu một dự án mới mà không có hiểu biết đầy đủ về nó

Một điều khác bạn có thể làm để áp dụng tư duy quản lý dự án vào cuộc sống của mình là ghi nhớ điều đó để tránh thực hiện bất kỳ dự án mới nào khi chưa hiểu rõ về những gì bạn mong đợi. Nếu bạn đang giải quyết các nhiệm vụ liên quan đến công việc, điều này có nghĩa là dành thời gian để nói chuyện với người quản lý của bạn hoặc bất kỳ bên liên quan nào liên quan đến công việc để xác định tầm nhìn chính xác của họ.

Đây là bước mà hầu hết các nhà quản lý thường vội vàng bỏ qua, thay vào đó họ thích đi sâu vào bất kỳ công việc nào được giao cho họ. Nhưng khi bạn làm điều đó, bạn sẽ để cho mình bị gián đoạn khi sản phẩm của bạn thay đổi.

Bất kể vị trí của bạn trong công việc (hoặc trong cuộc sống cá nhân của bạn, đối với vấn đề đó), mọi người thường sẽ dễ dàng trả lời trước các câu hỏi nếu họ biết điều đó sẽ dẫn đến sản phẩm cuối cùng tốt hơn.

Đại loại bạn sẽ không mua một chiếc xe hơi nếu không tìm hiểu mọi thứ cần biết về lịch sử của nó, phải không? Vì vậy, tại sao mọi người lại mong đợi bạn làm việc trên một thứ mà bạn không đủ hiểu biết? Chỉ cần nhớ rằng miễn là bạn rõ ràng về những gì bạn đang yêu cầu và có thể chứng minh tại sao điều đó lại quan trọng, bạn sẽ có thể có được sự rõ ràng cần thiết để bắt đầu bất kỳ dự án nào với một khởi đầu vững chắc.

Đặt ra các tiêu chuẩn và mục tiêu rõ ràng

Bây giờ bạn đã biết tầm quan trọng của việc hiểu toàn bộ phạm vi của bất kỳ dự án nào bạn đang thực hiện, hãy để tôi thêm một lưu ý: không có bản nháp dự án nào là hoàn hảo và bạn sẽ luôn cần có thể thực hiện các thay đổi ngay lập tức khi cần thiết. Nhưng đó là điều khiến việc thiết lập các tiêu chuẩn và mục tiêu giao tiếp rõ ràng trở nên vô cùng quan trọng.

Để mọi bên liên quan tham gia vào công việc của bạn một cách chính xác như thế nào, khi nào và ở đâu để giải quyết các vấn đề với bạn khi họ đưa ra là rất quan trọng. Khi bắt đầu mỗi dự án mới, hãy cho mọi người liên quan biết quy trình chính xác mà họ nên tuân theo đối với các chủ đề chung yêu cầu giao tiếp giữa các bên liên quan.

Ý tưởng là ưu tiên các phương thức liên lạc theo thời gian thực như gọi điện và trò chuyện trực tuyến cho các mục cần sự chú ý ngay lập tức — như những thay đổi mà khách hàng đã yêu cầu một tuần trước nhưng điều đó đã không được gửi đến email đó cho đến tận cuối buổi chiều thứ Sáu.

Bạn có thể thiết lập kênh nhóm bằng Slack hoặc công cụ cộng tác mà bạn chọn để liên lạc qua lại hàng ngày. Ngoài ra, hãy xem xét để lại email là phương án cuối cùng cho việc nhắn tin ít khẩn cấp nhất của bạn. Dù sao thì nó cũng chậm, không hiệu quả và gây lãng phí thời gian lớn.

Ranh giới

Các nhà quản lý dự án giỏi biết rằng nếu họ lập kế hoạch chắc chắn để hoàn thành nhiệm vụ, họ sẽ có tất cả thời gian cần thiết để hoàn thành thời hạn. Và nếu họ không làm vậy, giải pháp là lập kế hoạch tốt hơn, chứ không phải chỉ ném thêm thời gian vào vấn đề. Họ cũng nhận ra rằng việc đặt ra ranh giới rõ ràng và tuân thủ các ranh giới đó giúp họ làm việc ở hiệu suất cao nhất và tránh kiệt sức.

Vì vậy, bất kể bạn còn bao nhiêu công việc phía trước, điều quan trọng là phải biết khi nào nên tạm dừng. Điều đó có nghĩa là giữ cho cuộc sống công việc của bạn tách biệt với cuộc sống cá nhân của bạn và cho phép bản thân ngắt kết nối với cái này hay cái khác khi đã đến lúc phải làm như vậy. Hãy nhớ rằng, không có gì sai khi tự ưu tiên cho bản thân. Sau cùng, bạn cũng cần phải ăn, ngủ và thư giãn.

Sử dụng dữ liệu để giữ kỳ vọng thành hiện thực

Một trong những lý do mà các nhà quản lý dự án có thể luôn đạt được mục tiêu của họ và hoàn thành công việc đúng thời hạn và ngân sách là họ không cam kết với những mục tiêu không thực tế ngay từ đầu. Đó là một phần quan trọng khác trong tư duy của người quản lý dự án mà bạn có thể sử dụng để tăng năng suất của mình — điều đó có nghĩa là không bao giờ cắn nhiều hơn những gì bạn có thể nhai và sau đó vật lộn để theo kịp.

Nhưng trước khi tiếp tục, chúng ta hãy nói rõ: Tôi biết rằng đôi khi người khác đặt ra những kỳ vọng không thực tế cho chúng ta và không phải lúc nào chúng ta cũng có thể kiểm soát được điều đó.

Tuy nhiên, ngay cả khi những kỳ vọng phi thực tế không phải của riêng bạn, bạn vẫn có thể làm việc để vô hiệu hóa chúng. Điều quan trọng là bạn phải làm bài tập về nhà và sử dụng càng nhiều dữ liệu càng tốt để giải thích tại sao quan điểm của bạn là đúng và quan điểm của họ thì không.

Tổng kết

Tư duy quản lý dự án là tất cả về ba việc: chuẩn bị, lập kế hoạch và thực hiện.

Bạn không cần phải là người quản lý dự án được chứng nhận để áp dụng những nguyên tắc đó vào cách bạn quản lý cuộc sống và công việc của mình. Năm mẹo được đưa ra ở trên sẽ giúp bạn có một khởi đầu tốt, nhưng chúng không phải là tất cả trong suy nghĩ của người quản lý dự án. Thực sự, bất kỳ quy trình làm việc nào bạn có thể nghĩ ra phù hợp với các danh mục rộng đó và giúp bạn hoàn thành công việc đều có thể trả cổ tức cho năng suất của bạn.

Sau một thời gian, bạn thậm chí sẽ bắt đầu cảm thấy khá tự nhiên khi nghĩ về những nhiệm vụ mà bạn phải thực hiện trước ống kính của người quản lý dự án. Và một khi bạn làm được điều đó, bạn sẽ thấy mình đang làm việc với hiệu quả cao nhất và sử dụng tối đa từng phút trong ngày.

Bạn thậm chí có thể thấy mình còn nhiều thời gian rảnh hơn bạn biết phải làm gì. Và đó có phải là một sự thay đổi đáng hoan nghênh trong cuộc sống bận rộn của bạn không?

Written by Linh Nguyễn

0 0 votes
Article Rating
Subscribe
Notify of
guest

0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments