Dù bạn đang làm trong môi trường làm việc nào, bạn sẽ luôn vướng phải nhiều yếu tố có thể gây phiền nhiễu và mất tập trung.

Sự phân tâm này liên quan đến rất nhiều thứ: có thể là quá ồn ào do nghe phải những chuyện “ngồi lê đôi mách” của đồng nghiệp trong cơ quan, hay một chuyện gì đó làm bạn bực dọc trong lòng cứ nghĩ đến hoài. Những phiền nhiễu này có hai dạng: có thể kiểm soát và thậm chí không thể kiểm soát.

Dù muốn hay không thì phiền nhiễu là một phần của cuộc sống. Đôi khi chúng cũng tốt với “liều lượng phù hợp”. Chút phiền nhiễu có thể giúp “refresh” tâm trí đang ù lì của bạn. Nếu quá tập trung, bạn có thể sẽ rất căng thẳng và kiệt sức vào cuối này.

Tuy nhiên như đã đề cập, chúng chỉ tốt khi gặp chút ít. Còn nếu phiền nhiễu trở nên không lành mạnh (quá nhiều) thì nó sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến năng suất làm việc và khả năng tập trung của bạn. Mà như bạn biết thì sự tập trung là một yếu tố quan trọng trong công việc, nó có thể quyết định bạn sẽ thành công hay thất bại trong một việc cụ thể, hay rộng hơn là toàn bộ dự án, công việc của bạn.

Nếu 8 tiếng làm việc một ngày bạn luôn bị phân tâm, dưới đây sẽ là các mẹo để bạn có thể duy trì sự tập trung và haon2 toàn có thể “quản lý” được sự phiền nhiễu gặp phải hàng ngày.

#1 Tạo một “không gian làm việc” tập trung

Ở đây mình để chữ không gian làm việc trong ngoặc kép. Mình đọc rất nhiều tài liệu mô tả tạo một không gian làm việc tập trung là phải riêng tư. Tuy nhiên không phải ai cũng có thể đạt được điều này. Ví dụ bạn là người làm việc tự do thì tạo một không gian riêng tư để tập trung là dễ dàng, tuy nhiên nếu bạn làm việc trong một môi trường công sở thì thế nào?

“Không gian làm việc” tập trung theo mình thì sẽ là một không gian có thể giúp bạn có thể tập trung hoàn toàn vào công việc. Nghe huề vốn hen. Tuy nhiên với mỗi người không gian này sẽ khác nhau và nó sẽ do bạn định nghĩa. Ví dụ ở môi trường làm việc công sở của mình, 8h30 khi mọi người đến đông đủ là bắt đầu tám chuyện, đặt giao đồ ăn sáng,… Vậy mình đã tập trung như thế nào?

Góc làm việc của mình gần cửa sổ, để bắt đầu tập trung mình sẽ kéo rèm lên một khoảng cố định. Tiếp theo là mình sẽ đeo tai nghe, mở Spotify lên và nghe một playlist “Bắt đầu một ngày làm việc”. Tai nghe của mình cũng đầu tư một xíu để có chức năng lọc tiếng ồn, đỡ nghe âm thanh bên ngoài.

Trước khi tập trung mình cũng dọn dẹp bàn làm việc của mình thật gọn gàng, không có đồ ăn hay các vật gây “nhiễu sóng”. Đặc biệt là khi mình cần tập trung hoàn toàn thì mình sẽ bắt đầu bấm giờ trên đồng hồ của mình (đôi khi là điện thoại) một khoảng thời gian tầm 25 phút (mình học theo phương pháp pomodoro) để tập trung hoàn toàn 25 phút này sau đó nghỉ ngơi tầm 5 phút. Tin mình đi, 25 phút này cực kỳ hiệu quả nhất là khi bạn đang ở một không gian làm việc quen thuộc.

#2 Lên kế hoạch chi tiết cho thời gian làm việc của bạn

Nếu một ngày mà bạn không có kế hoạch sẽ thực hiện những task gì thì sẽ rất khó để có thể làm việc hiệu quả trong ngày hôm đó. Mình đã từng thử rất nhiều lần, nếu ngày đó mình list ra được các việc cần làm (Mình dùng Microsoft To-Do để dùng cho tiện) thì danh sách đó đều được thực hiện hết. Còn nếu không list ra mà làm theo “cảm tính” thì bạn hoàn toàn dính phải một ngày làm việc không hiệu quả.

Lên kế hoạch cho ngày của bạn và bám sát lịch trình đó sẽ giúp bạn tránh phiền nhiễu. Bạn có thể lên kế hoạch theo dạng một block công việc. Ví dụ bạn có các task việc có thể hoàn thành trong khoảng 60-90 phút. Hãy tập trung khoảng 80% thời gian trong block công việc này. Ví dụ bạn dành ra 75 phút tập trung (3 block 25 phút). Bạn sẽ dư ra 15 phút để thư giãn. Những khoảng nghỉ giải lao này là cực kỳ cần thiết cho một ngày hoạt động liên tục của bạn.

Ngoài ra bạn cũng nên có các deadline cho các việc. Hãy luôn đặt thời hạn cho các task. Chúng rất hiệu quả và giúp bạn tập trung. Ví dụ sếp bạn cho bạn bốn ngày để hoàn thành một Nhiệm vụ A. Trên thực tế bạn hoàn toàn có thể được thực hiện xong nhiệm vụ này trong một ngày, đó là lý do bạn rất dễ bị phiền nhiễu do thấy còn dư thời gian mà. Thay vì hoàn thành Nhiệm vụ A trong một ngày, bạn có thể sẽ xen giữa đó những giờ xem video YouTube, xem tin tức trên tường Facebook của bạn bè hay nhiều thứ khác. Chỉ đến khi gần hết thời hạn, bạn mới như “lột xác” làm ào ào để hoàn thành đúng hạn. Bạn sẽ thấy mình tập trung vào nhiệm vụ cho đến khi nó được thực hiện bởi vì bạn không có thời gian để loay hoay.

Với ví dụ trên, như bạn thấy khi có deadline thì dù bạn xao nhãng công việc cỡ nào thì bạn vẫn phải luôn chạy theo thời hạn này. Rồi sẽ đến lúc bạn buộc phải tập trung.

#3 Bạn đang làm việc, hãy để mọi người thấy

Sau khi bạn đã lên kế hoạch cho lịch trình làm việc của mình, hãy cho đồng nghiệp hoặc những người xung quanh biết khi nào bạn cần tập trung. Có nhiều cách để thực hiện điều này. Tuy nhiên mình thấy ở môi trường làm việc ở Việt Nam trừ khi bạn làm sếp có phòng riêng thì có thể đặt một dấu hiệu không phiền ở cửa. Còn phần lớn nếu bạn ở trong môi trường công sở và cởi mở, hãy thật đơn giản là… đeo tai nghe. Thứ nhất, bạn sẽ có thể điều chỉnh những tiếng ồn gây mất tập trung (như những cuộc nói chuyện ồn ào), và, hai, mọi người sẽ ít có khả năng làm phiền bạn khi họ thấy bạn tập trung.

Mình đã thử rồi, khi bạn đeo tai nghe thì người khác kêu bạn bạn có thể không phản hồi. Khi đó người đó sẽ biết bạn đang tập trung và… tìm người khác để tám thay vì bạn.

Một lưu ý nhỏ là bạn nên chọn nghe các loại nhạc cổ điển hoặc nhạc hoà tấu với các nhạc cụ, chúng giúp bạn cải thiện sự tập trung.

#4 Tắt thông báo

Mỗi khi có tiếng chuông điện thoại hoặc tiếng báo tin nhắn mới, bạn sẽ bị phân tâm và mất tập trung vào những gì bạn đang làm bằng cách này hay cách khác. Vì vậy, để tập trung vào công việc thì bạn hãy tắt tất cả các thông báo trên thiết bị của bạn khi đến giờ làm việc.

Dĩ nhiên, có nhiều công việc do đặc thù của mình mà bạn cần luôn ở bên chiếc điện thoại. Tuy nhiên bạn vẫn nên tắt chuông điện thoại hoặc các thông báo. Khi có điện thoại thì tên người gọi sẽ hiện nhưng không kèm theo âm thanh, nếu thấy không quan trọng bạn hoàn toàn có thể không nghe và để gọi lại sau. Còn khi bạn để chuông thì tối thiểu bạn sẽ cần phải cầm lấy chiếc điện thoại để tắt chuông, nó sẽ chặn lại dòng tập trung làm việc của bạn.

Hãy tự cứu lấy rắc rối và quản lý thời gian của bạn một cách khôn ngoan.

#5 Ba mục tiêu

Danh sách việc cần làm như đã đề cập ở điều thứ hai là cần thiết, nó giúp chúng ta ghi nhớ tất cả những việc chúng ta phải làm và hoàn thành chúng đúng hạn. Tuy nhiên, một danh sách việc cần làm dài có thể làm hại bạn nhiều hơn là có lợi; nó có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và choáng ngợp ngay cả trước khi bạn bắt đầu.

Do đó vào mỗi buổi sáng, hãy tự hỏi: ba điều quan trọng nhất cần hoàn thành hôm nay là gì? Bạn hãy tự chọn cho mình ba nhiệm vụ chính mỗi ngày và hãy tập trung vào ba việc đó. Dĩ nhiên đó là ba việc thử thách một xíu để bạn có thể trải dài ra trong ngày. Bạn có thể block các công việc lại với nhau.

Khi bạn giới hạn những thứ bạn phải hoàn thành trong một ngày ở mức thực tế và khả thi, bạn sẽ có một ý tưởng rõ ràng về các nhiệm vụ bạn phải làm. Sau khi hoàn thành ba nhiệm vụ ưu tiên này, bạn có thể làm các nhiệm vụ khác mà hoàn toàn không ảnh hưởng gì. Hãy ưu tiên sức mình vào các ưu tiên quan trọng trong ngày. Không cần nhiều, mỗi ngày bạn hoàn thành được 3 task quan trọng thì một tháng là 90 task rồi. Con số không nhỏ đâu!

#6 Biết tự chăm sóc bản thân

Nếu bạn có khả năng tập trung cao độ thì cũng đừng nên quá lạm dụng nó. Bạn khoe có thể tập trung làm 8 tiếng liên tục. Đó có thể là khuyết điểm của bạn đấy. Chúng ta là con người. Chúng ta cần ngủ, ăn, nghỉ, và di chuyển.

Hiện tại mình thiết lập mỗi ngày phải đi bộ được 10.000 bước và mình đã đi được hơn 240 ngày rồi. Khoẻ cái ảnh chơi.

Mình thường đi vòng vòng trong phòng sau khi làm mỗi task khoảng 25 phút. Tụi mình không phải là robot; cho dù bạn tập trung và có động lực làm việc như thế nào, chúng ta không thể và sẽ không mãi mãi như vậy được suốt một ngày. Bạn sẽ kiệt sức.

Về cơ bản, bạn có nhiều khả năng hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng (và với chất lượng tốt hơn) nếu bạn nghỉ giải lao dù chỉ là những công việc ngắn. Cho dù đó là đi dạo, kéo dài trong vài phút hoặc thư giãn trong khi uống cà phê, nghỉ ngơi có thể giúp bạn tập trung tốt hơn khi bạn trở lại làm việc.

Việc nghỉ ngơi đầy đủ và tự chăm sóc sức khỏe của bạn sẽ giúp bạn luôn có đủ năng lượng để tập trung vào công việc hàng ngày. Bạn có thể chọn ăn nhẹ trái cây và rau quả tươi trong ngày, uống nước và tham gia một chương trình tập thể dục thường xuyên (như mình không tham gia gì nhưng luôn hoàn thành 10.000 bước 1 ngày vậy). Và đừng quên một lưu ý cực kỳ quan trọng: HÃY LUÔN NGỦ ĐỦ GIẤC. Nó giúp cơ thể của bạn phục hồi sau một ngày làm việc vất vả và tái tạo năng lượng cho ngày tiếp theo.

Mình có một số ngày ngủ ít, buổi sáng vẫn làm tập trung được nhưng về chiều tầm 14h trở đi là người tự nhiên đuối, gần như khó làm việc được tiếp, cảm giác rất mệt mỏi và phân tâm đủ thứ.

Tổng kết

Thay vì tránh phiền nhiễu, bạn hãy quản lý chúng theo sáu mẹo bên trên. Hãy tạo thói quen làm việc phù hợp nhất với bạn.