Notion thiếu chức năng theo dõi thời gian – một thành phần quan trọng để quản lý dự án hiệu quả. Vậy làm sao để bổ sung?
Notion là một công cụ quản lý công việc cho phép bạn quản lý nhiều dự án và hỗ trợ cộng tác nhóm. Trong không gian làm việc Notion, bạn có thể tạo mẫu ghi chú, wiki công ty, đặt lời nhắc, tạo chương trình làm việc, v.v. Tuy nhiên, nó lại thiếu một chức năng theo dõi thời gian làm việc.
Trong bài viết này, Nhật Phúc sẽ giới thiệu đến các bạn những công cụ theo dõi thời gian của bên thứ ba tốt nhất mà bạn có thể tích hợp với ứng dụng Notion của mình để theo dõi thời gian làm việc.
Vì sao bạn cần một tiện ích quản lý thời gian trong Notion
Dưới đây là ba lý do chính để theo dõi thời gian cho tất cả các hoạt động liên quan đến quản lý dự án của bạn:
1. Xác định các rào cản về năng suất của nhân viên:
Bằng cách định cấu hình theo dõi thời gian Ghi chú, nhân viên của bạn có thể ghi lại từng giờ từng phút mà họ dành cho một nhiệm vụ trong bảng chấm công tương ứng của họ. Bằng cách này, bạn có thể biết mỗi nhân viên dành bao nhiêu thời gian để làm việc hiệu quả .
Khi bạn biết cần bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ, bạn có thể dễ dàng xác định các nút thắt trong quy trình quản lý tác vụ của mình. Bạn cũng có thể sử dụng dữ liệu đã theo dõi làm thước đo cơ bản để so sánh các mức năng suất của nhóm.
2. Thúc đẩy trách nhiệm cá nhân
Theo dõi giờ làm việc giúp nhân viên của bạn được thông báo về tiến độ và năng suất của họ. Nó cũng làm cho nhóm có trách nhiệm hơn .
Tính giờ làm việc khiến nhân viên tập trung hơn vì họ biết rằng họ phải ghi lại số giờ dành cho các nhiệm vụ khác nhau – đảm bảo rằng nhân viên không bỏ qua thời gian nhàn rỗi như giờ làm việc.
3. Tạo điều kiện thuận lợi cho việc trả lương chính xác và thanh toán cho khách hàng
Thời gian dành cho việc viết tài liệu Ý tưởng và wiki là thời gian làm việc và nên được tính theo dự án tương ứng. Điều này giúp giữ một tab về tất cả các hoạt động công việc và tạo bảng lương và hóa đơn khách hàng chính xác dựa trên số giờ có thể lập hóa đơn.
Danh sách các tiện ích quản lý thời gian trong Notion
Time Doctor
Time Doctor là một ứng dụng theo dõi thời gian và quản lý năng suất nhân viên phổ biến được các công ty lớn như Verizon và SMB như Thrive Market sử dụng để theo dõi và thúc đẩy năng suất của nhân viên.
Time Doctor là một giải pháp theo dõi thời gian độc lập mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng như một:
- Ứng dụng dành cho máy tính để bàn dành cho Windows, Mac và Linux.
- Ứng dụng di động dành cho Android .
- Tiện ích mở rộng của Google Chrome.
- Tính năng theo dõi thời gian thủ công và tự động của công cụ giúp bạn dễ dàng theo dõi thời gian nhân viên của mình dành cho nhiều dự án.
Time Doctor cũng giám sát việc sử dụng web hoặc ứng dụng. Nếu phát hiện nhân viên đã dành hơn 10 phút trên các trang web như YouTube, mạng xã hội hoặc các trang web không liên quan đến công việc, nó sẽ cảnh báo người dùng bằng cửa sổ bật lên.
Với Time Doctor, người sử dụng lao động hoặc quản lý dự án có thể dễ dàng quản lý lịch làm việc và ca làm việc của nhân viên.
Người quản lý và giám sát dự án có thể sử dụng các báo cáo chi tiết của Time Doctor để đánh giá năng suất của nhân viên.
Một số báo cáo bao gồm:
- Báo cáo theo dõi số giờ: Kiểm tra xem nhân viên của bạn đã theo dõi bao nhiêu giờ trong một ngày, một tuần hoặc trong một khoảng thời gian đã chọn.
- Báo cáo chấm công: Xem khi nào một nhân viên có mặt, vắng mặt, vắng mặt một phần hoặc đến muộn.
- Báo cáo tóm tắt hoạt động: Xem số phút hoạt động hoặc thời gian không hiệu quả, thủ công và di động cho từng nhân viên trong một khoảng thời gian.
- Báo cáo dòng thời gian: Xem thời gian nhân viên của bạn đã làm việc (báo cáo hàng ngày và hàng tuần).
- Báo cáo sử dụng web và ứng dụng: Xem thời gian của nhân viên trên các trang web và ứng dụng khác nhau.
- Báo cáo dự án và nhiệm vụ: Xem lượng thời gian đã dành cho toàn bộ dự án và các nhiệm vụ riêng lẻ trong đó.
- Xuất tùy chỉnh: Tùy chỉnh các điểm dữ liệu bạn muốn đưa vào báo cáo mà không cần tải xuống các báo cáo riêng lẻ.
Time Doctor cung cấp bản dùng thử miễn phí 14 ngày. Gói cơ bản của nó bắt đầu từ 7USD / người dùng mỗi tháng và cung cấp tính năng theo dõi thời gian, ảnh chụp màn hình không giới hạn, theo dõi hoạt động, v.v.
TMetric
TMetric là công cụ theo dõi thời gian giúp bạn tạo báo cáo minh bạch cho dữ liệu theo dõi thời gian và phân bổ tài nguyên để quản lý dự án tốt hơn.
Các tính năng chính của TMetric:
- Giúp bạn theo dõi mọi công việc bạn đang làm.
- Cho phép bạn đặt giá thanh toán và tạo hóa đơn.
- Cho phép bạn thêm thời gian theo cách thủ công và các mục thời gian chỉnh sửa hàng loạt.
TMetric tracker có gói miễn phí với các tính năng báo cáo và theo dõi thời gian cơ bản. Các gói trả phí bắt đầu từ 5USD / người dùng mỗi tháng.
Clockify
Clockify là một ứng dụng theo dõi thời gian và bảng chấm công mà bạn có thể sử dụng để theo dõi giờ làm việc trong các dự án. Nó hỗ trợ kỹ thuật Pomodoro để tăng năng suất của nhân viên.
Các tính năng chính của Clockify:
- Cho phép bạn theo dõi các yêu cầu về thời gian nghỉ của nhân viên.
- Tính năng lịch cho phép bạn theo dõi thời gian và ghi nhật ký các hoạt động một cách trực quan.
- Báo cáo thời gian giúp bạn xem lại thời gian của nhóm và xuất dữ liệu.
- Có sẵn dưới dạng ứng dụng dành cho máy tính để bàn và thiết bị di động (Android và iOS).
Bạn có thể sử dụng các tính năng cơ bản của Clockify miễn phí. Các tính năng bổ sung có sẵn theo gói trả phí bắt đầu từ 4,99USD / người dùng mỗi tháng.
Timely
Ứng dụng Timely tự động theo dõi thời gian và cung cấp một plugin để theo dõi thời gian dành cho bất kỳ ứng dụng web và máy tính để bàn nào cho các cuộc họp, email, cuộc gọi điện video và hơn thế nữa.
Các tính năng chính của Timely:
- Cung cấp các tùy chọn linh hoạt cho thời gian ghi nhật ký.
- Hoạt động công việc được theo dõi vẫn hoàn toàn riêng tư đối với người dùng cá nhân.
- Trang tổng quan cung cấp một cái nhìn toàn cảnh về mọi hoạt động trong tổ chức của bạn.
- Cho phép bạn chia sẻ bảng lương, bảng chấm công và báo cáo hiệu suất của mình với các bên liên quan thông qua một URL riêng tư.
Các gói định giá cho trình theo dõi thời gian này bắt đầu từ 10USD / người dùng mỗi tháng.
Toggl Track
Toggl Track là một ứng dụng quản lý thời gian phục vụ cả những người làm nghề tự do cũng như các doanh nghiệp quy mô nhỏ đến lớn. Tất cả những gì bạn cần làm là nhấp vào nút Toggl để bắt đầu theo dõi thời gian.
Các tính năng chính của Toggl Track:
- Bảng điều khiển để hiển thị dữ liệu được theo dõi của tất cả nhân viên và dự án.
- Hỗ trợ theo dõi nền của mọi ứng dụng hoặc trang web bạn sử dụng
- Cập nhật các mục thời gian dựa trên các sự kiện lịch.
- Theo dõi thời gian từ mọi nơi bằng các ứng dụng di động, máy tính để bàn và web.
Ứng dụng Toggl Track cung cấp gói miễn phí cho tối đa năm người dùng. Các gói trả phí của nó bắt đầu từ 10USD / người dùng mỗi tháng.
TimeCamp
TimeCamp theo dõi giờ làm việc của nhóm bạn và tạo báo cáo tự động. Nhân viên của bạn thậm chí có thể sử dụng nó như một công cụ theo dõi thói quen để tự quản lý thời gian làm việc và cải thiện năng suất.
Các tính năng chính của TimeCamp:
- Cho phép giám sát việc sử dụng trang web và ứng dụng.
- Theo dõi thời gian không hoạt động và báo cáo thời gian dành cho các cuộc họp và hoạt động ngoại tuyến.
- Cung cấp hơn 10 báo cáo tích hợp sẵn.
- Chuyển đổi dữ liệu thời gian và tỷ lệ thanh toán của bạn thành các báo cáo tài chính chính xác.
TimeCamp được cung cấp miễn phí với các tính năng hạn chế. Các gói trả phí bắt đầu từ $ 7 / người dùng mỗi tháng.
Tổng kết
Chắc chắn, Notion là một công cụ quản lý dự án tuyệt vời. Tuy nhiên, bạn vẫn cần một hệ thống theo dõi thời gian để theo dõi thời gian dành cho các tác vụ Notion. Và bạn có thể sử dụng bất kỳ công cụ theo dõi thời gian nào được liệt kê ở trên với các tính năng tiện lợi như theo dõi thời gian nhàn rỗi, chụp màn hình và quản lý tiền lương.
