SaaS là gì? Đây là viết tắt của Software-as-a-Service là một loại hình phần mềm đang dẫn đầu xu hướng công nghệ toàn cầu hiện nay. Bạn có thể tạm hiểu SaaS là một mô hình phân phối một dịch vụ hay ứng dụng chạy trên nền web, và khách hàng có thể truy cập mọi lúc mọi nơi qua internet. Thay vì trả trọn gói, khách hàng có thể thuê dịch vụ này bằng một khoản phí có thể theo tuần, tháng, quý hay năm.
Có thể bạn không biết là SaaS đã và đang đi vào đời sống của mọi người. Chắc chắn bạn đang sử dụng ít nhất một dịch vụ phần mềm SaaS mà không biết. Các nhà cung cấp SaaS hàng đầu thế giới như Amazone Web Services, Oracle, Slack, Dropbox, Google, IBM, Microsoft,… Có thể thấy, SaaS gần như đã chiếm được độc quyền trong thị trường công nghệ.
Ưu điểm lớn nhất của SaaS là mọi kỹ thuật để phần mềm vận hành tốt đều sẽ do nhà cung cấp dịch vụ chịu trách nhiệm, từ việc đảm bảo hệ thống máy chủ chạy tốt, đến việc cập nhật thường xuyên, duy trì bảo mật, v.v… Tất cả cập nhật liên quan đến bảo mật, vận hành,… bạn đều không còn phải lo. Bạn chỉ mua và sử dụng dịch vụ thôi, còn lại đã có một công ty cung cấp dịch vụ phần mềm SaaS lo.
Đặc điểm khác của SaaS là chúng có thể đến từ rất nhiều nhà cung cấp. Ví dụ Slack là SaaS chuyên để ”
tạo phòng chat” cho các phòng ban doanh nghiệp, Dropbox cung cấp dịch vụ SaaS với giải pháp lưu trữ đám mây,… xu hướng hiện nay doanh nghiệp sẽ dùng nhiều dịch vụ SaaS khác nhau. Do đó một đặc điểm nữa là mô hình SaaS trên thế giới đang gia tăng sự tích hợp giữa các phần mềm này để chúng cùng vận hành được với nhau, tạo ra sức mạnh cho toàn doanh nghiệp.
SaaS giúp ích được gì cho doanh nghiệp?
Tiết kiệm chi phí, thời gian, nhân lực
Điều này gần như là chắc chắn. Mô hình phần mềm SaaS giúp các doanh nghiệp, start-up tiết kiệm khá nhiều chi phí. Ví dụ đơn giản là ứng dụng văn phòng đi. Để mua bản quyền phần mềm cho toàn bộ máy tính doanh nghiệp, bạn sẽ tốn một khoảng khá lớn. Với Microsoft 365 với các gói doanh nghiệp cho phép thanh toán hàng tháng, bạn sẽ tiết kiệm được nhiều chi phí hơn cho doanh nghiệp của mình.
Tương tự với các giải pháp khác, bạn không cần tốn không gian phần cứng để cài đặt hoặc xây dựng cơ sở dữ liệu. Mọi thứ đế được hoạt động trên nền web, phần mềm cài máy tính chỉ là một khung sườn chính để sử dụng.
Ngoài ra, nhiều mô hình SaaS hiện nay có 2 dạng:
– Freemium: người dùng được sử dụng miễn phí trước và nếu muốn dùng các tính năng nâng cao thì mới trả thêm phí (gói Premium). Nhiều gói Freemium có thể nói là đủ dùng với doanh nghiệp nhỏ. Khi bạn “scale up” doanh nghiệp, bạn mới phải trả thêm tiền.
– Premium: bán theo gói dựa vào số lượng tài khoản cùng thời gian sử dụng. Nếu bạn mua càng nhiều, giá càng rẻ. Nhìn chung giá cả rất cạnh tranh.
Điểm quan trọng nữa là bạn có thể kết thúc dịch vụ bất kỳ lúc nào giúp tiết kiệm chi phí doanh nghiệp tối đa.
Thời gian và nhân lực dĩ nhiên cũng tiết kiệm khá nhiều. Năm xưa bạn cài Office cho một danh sách khoảng 20 máy tính là sẽ tốn thời gian bao nhiêu nhỉ? Ngày nay mọi thứ đều có những giải pháp như GSuite, Office 365 có sẵn trên nền web. Thứ bạn cần có lẽ là một tài liệu hướng dẫn sử dụng cho nhân viên, hoặc sắp xếp training 1-2 tuần là được. Mọi thứ được triển khai nhanh chóng.
Thường xuyên được cập nhật
Việc cập nhật ứng dụng SaaS là trách nhiệm của nhà cung cấp vì họ cho thuê dịch vụ nên luôn đảm bảo hệ thống của mình luôn được cập nhật. Và với đội ngũ tester và IT chuyên nghiệp cũng như hiểu rõ chính sản phẩm của họ, bạn sẽ luôn có thể sử dụng phần mềm một cách ổn định nhất. Trường hợp có lỗi, chỉ cần gửi thẳng lỗi cho nhà cung cấp SaaS, họ sẽ xử lý.
Các ứng dụng SaaS thường xuyên được tự động cập nhật các tính năng mới, cao cấp hơn hoặc tối ưu các tính năng cũ. Và chắc chắn chúng hoàn toàn miễn phí nâng cấp. Vì thế, bạn không còn phải lo lắng tốn chi phí mua phiên bản mới. Điều này cực kỳ hữu ích giúp tiết kiệm tài chính.
SaaS giúp doanh nghiệp làm việc mọi lúc, mọi nơi
Hầu hết cácnhà cung cấp mô hình dịch vụ SaaS đều triển khai dịch vụ qua internet nên chỉ cần có kết nối mạng, người dùng có thể truy cập phần mềm thông qua bất kỳ thiết bị nào và với tất cả các trình duyệt. Chỉ cần với chiếc máy tính bảng hay điện thoại di động, một chiếc laptop bất kỳ và ngồi ở bất cứ vị trí nào, bạn cũng có thể thao tác, sử dụng các tính năng không giới hạn, giúp làm việc hiệu quả hơn.
Mình vẫn thường xuyên làm việc với bộ GSuite của Google với các ứng dụng SpreedSheet, Docs,… bất kỳ lúc nào. Và còn làm việc chung với mọi người trên cùng một bảng tính rất dễ dàng. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm SaaS đều phát triển ứng dụng trên tất cả hệ điều hành (Windows, Android MacOS, iOS) với nhiều trình duyệt (Internet Explorer, Chrome, Apple Safari, Firefox,…) nhằm giúp người dùng trải nghiệm thuận tiện hơn.
Khả năng tích hợp
Như có đề cập ở phần trên, trong thực tế sử dụng thì nhu cầu trao đổi dữ liệu qua lại giữa các phần mềm rất cao vì chúng giúp hệ thống hóa quy trình, tiết kiệm thời gian, công sức. Và mô hình SaaS tỏ ra thực sự là giải pháp để giải quyết các trở ngại này. Phần lớn tất cả các phần mềm SaaS đều được tối ưu hệ thống API giúp trao đổi dữ liệu giữa nhiều ứng dụng của các nhà cung cấp khác nhau.
Dễ dàng mở rộng quy mô
Thêm một ưu điểm nổi trội của dữ liệu đám mây nói chung và phần mềm SaaS nói riêng là khả năng mở rộng. Bạn có thể dễ dàng thêm nhiều tài khoản hoặc tích hợp thêm các phần mềm khác mà không làm ảnh hưởng đến cơ sở dữ liệu. Điều này cực kỳ quan trọng, góp phần giúp công việc hiệu quả hơn. Và với số lượng account càng nhiều, thông thường các nhà cung cấp dịch vụ SaaS có chính sách discount chi phí.
Nhược điểm của mô hình SaaS
Có ưu thì chắc chắn sẽ có khuyết, về nguyên tắc thì hông có giải pháp công nghệ nào là hoàn hảo, và mô hình SaaS cũng vậy. Dưới đây là những nhược điểm chính của SaaS.
Tính bảo mật
Khi một sản phẩm tỏ ra linh hoạt thì vấn đề bảo mật lại trở nên kém. Ví dụ với mô hình op-premise cũ thì văn phòng bạn là một nơi riêng tự. Dữ liệu trên máy bạn cũng riêng tư, khó truy cập hơn từ bên ngoài. Nhưng với SaaS thì mọi thứ đều nằm trên mạng, và bạn có thể truy xuất chỉ bằng một username/password.
Hiện nay, các nhà cung cấp SaaS chú trọng hơn vào mã hoá dữ liệu và có các điều khoản cam kết bảo mật chặt chẽ hơn trong Cam kết mức độ dịch vụ (SLA). Bạn nên kiểm tra lại một lượt về bảo mật trước khi đưa ra bất cứ quyết định triển khai phần mềm SaaS nào.
Phải luôn có internet
Người dùng cần phải kết nối internet để đăng nhập và sử dụng phần mềm SaaS. Trong trường hợp thiết bị sử dụng không kết nối được, hoặc khi đang ở những nơi internet không không có như bạn đang trên máy bay, công việc của bạn sẽ bị gián đoạn.
Một điểm khác nữa là vấn đề hệ thống của bên cung cấp dịch vụ có vấn đề dẫn đến việc truy cập gián đoạn. Tuy nhiên vấn đề này không lớn và thường các nhà cung cấp đều luôn có giản pháp dự phòng.
Ngoài ra, hiện nay các nhà cung cấp hiện đang phát triển tính năng hỗ trợ sử dụng ngoại tuyến cho các phần mềm này. Khi có internet, dữ liệu làm việc ngoại tuyến sẽ được tự động đồng bộ lên hệ thống.
Luôn phải cập nhật
Ý này nó hơi ngược lại với ý trên là bạn luôn nhận được các cập nhật mới nhất của nhà cung cấp dịch vụ SaaS. Nhưng sẽ có trường hợp là một nền tảng mới nâng cấp tỏ ra quá mới (từ giao diện đến thao tác) và doanh nghiệp của bạn chưa sẵn sàng để nâng cấp.
Ngày nay các doanh nghiệp cung cấp SaaS thường sẽ luôn có giao đoạn beta những tính năng mới để người dùng làm quen trước khi áp dụng chính thức nên vấn đề này cũng dần được cải thiện. Doanh nghiệp có thể sắp xếp training trước các tính năng trong hệ thống mới, đồng thời không bị gián đoạn công việc. Lịch cập nhật cũng được thông báo rõ ràng để doanh nghiệp chuẩn bị.
Một vài phần mềm dịch vụ SaaS
- Google Apps – là dịch vụ mà bạn có thể sử dụng email/calendar/docs của Google bằng chính tên miền của mình yourname@tenmien.com
- Saleforces – là hệ thống CRM lớn nhất hiện giờ, ngoài ra còn có dịch vụ help desk, marketing, …
- Mailchimp – là một trong những hệ thống Email Marketing phổ biến nhất hiện nay
- Dropbox – lưu trữ đám mây.
- Mailchimp – Email marketing.
- Ahrefs – nghiên cứu SEO.
- Slack – giải pháp chat trong doanh nghiệp.
- Zoom – video conference
- …
