Dù bạn đặt mục tiêu làm việc năng suất như thế nào và dự định sử dụng kỹ thuật nào để hoàn thành công việc, bạn vẫn có lẽ bắt đầu với một danh sách công việc cần làm. Bài viết này sẽ giúp bạn học cách soạn thảo một danh sách công việc hiệu quả, vì bạn cần nó để chuyển sang các giai đoạn lập kế hoạch khác, như sử dụng ma trận Eisenhower để ưu tiên công việc hoặc Kanban để tổ chức chúng. Hãy thử áp dụng quy tắc 1-3-5 một thời gian và xem hệ thống danh sách công việc này hoạt động như thế nào với bạn.
Quy tắc 1-3-5 là gì?
Quy tắc 1-3-5 nhận thức rằng trong một ngày bình thường, bạn không thể làm tất cả mọi thứ. Những gì bạn thực sự có thời gian là một công việc lớn, ba công việc kích thước trung bình và năm công việc nhỏ.
Những công việc này có thể liên quan hoặc không liên quan đến nhau. Ví dụ, một công việc lớn có thể là đi đến cuộc hẹn với kế toán để làm thuế, không liên quan gì đến ba công việc kích thước trung bình của bạn: mua sắm tạp hóa, chuẩn bị cho một cuộc họp tại công ty và mua quà sinh nhật cho một người bạn. Công việc nhỏ có thể là bất cứ thứ gì từ trả lời email đến sắp xếp quần áo cho tuần, tùy thuộc vào bạn coi là công việc lớn, trung bình và nhỏ như thế nào.
Ngược lại, quy tắc này cũng áp dụng cho các công việc lớn và bao gồm việc chia chúng thành các nhóm nhỏ hơn. Giả sử bạn đang lên kế hoạch cho một kỳ nghỉ. Quy tắc 1-3-5 có thể giúp bạn chia nhỏ mọi thứ bạn cần làm. Công việc lớn có thể là đặt vé máy bay và khách sạn. Ba công việc trung bình có thể là mua vé cho những hoạt động bạn sẽ tham gia khi ở điểm đến, mua sắm những gì bạn cần, và tìm người trông coi thú cưng. Công việc nhỏ có thể là bất cứ thứ gì từ thiết lập lịch trình đến gửi email chương trình du lịch.
Cách sử dụng quy tắc 1-3-5 để nâng cao năng suất
Bắt đầu mỗi ngày bằng việc lập một danh sách công việc cần làm, sau đó đi qua và loại bỏ bất cứ thứ gì đặc biệt cần thời gian. (Ở đây, kiến thức về ma trận Eisenhower, giúp bạn ưu tiên công việc theo tính cấp bách và quan trọng, sẽ rất hữu ích.) Từ nhóm đó, xác định một công việc lớn, ba công việc trung bình và năm công việc nhỏ. Đó là danh sách công việc của bạn cho ngày hôm đó. Nhận thức trước rằng bạn không thể và sẽ không hoàn thành tất cả trong một ngày giúp bạn tập trung vào những gì bạn có thể và sẽ làm, thay vì lo lắng về phần còn lại mà bạn để dành cho ngày mai.
Tiếp theo, dành thời gian trong lịch của bạn cho mỗi công việc. Sử dụng kỹ thuật timeboxing, hoặc kỹ thuật dành mọi thứ bạn cần làm trong ngày một khoảng thời gian cố định trên lịch của bạn, và cân nhắc cho bản thân chỉ một chút ít thời gian hơn bạn nghĩ bạn cần cho mọi thứ, để đánh bại luật Parkinson, ý tưởng rằng bạn sẽ lãng phí thời gian nếu bạn cho mình quá nhiều thời gian để làm bất cứ điều gì. Sau khi bạn đã lên kế hoạch cho ngày của mình, bắt đầu với công việc lớn đó. Cách tiếp cận làm việc lớn trước sẽ mang lại cho bạn cảm giác thành tựu khi hoàn thành, thúc đẩy bạn tiến lên phía trước vào những công việc trung bình và nhỏ hơn. Hơn nữa, có lý do mà công việc lớn sẽ mất nhiều thời gian và nguồn lực nhất, vì vậy việc hoàn thành nó trước đảm bảo bạn có thời gian và nguồn lực để dành cho nó.
Cuối cùng, hãy linh hoạt. Công việc hoặc nhiệm vụ bất ngờ xuất hiện mọi lúc và có thể không dễ dàng phân loại vào các hộp 1-3-5. Bạn cũng có thể không hoàn thành một trong những công việc của mình trong ngày. Mục tiêu ở đây không phải là tự trách mình hoặc quá nghiêm ngặt. Thay vào đó, mục đích là giúp bạn cảm thấy ít choáng ngợp bởi khối lượng công việc cần làm, ưu tiên chúng và hoàn thành một lượng công việc tốt mỗi ngày. Nếu có điều gì đó không được giải quyết, hãy chắc chắn đưa nó trở lại danh sách vào ngày hôm sau và tiếp tục.
