11 bài học dành cho người hay trì hoãn công việc

Bạn có deadline công việc. Tuy nhiên, thay vì làm công việc của mình, bạn lại loay hoay với những việc linh tinh như kiểm tra email, lướt Facebook, xem video, lướt blog và diễn đàn. Bạn biết bạn nên làm việc, nhưng bạn lại cảm thấy không muốn làm bất cứ điều gì.

Điều này là rất bình thường. Tất cả chúng ta đều quen với hiện tượng trì hoãn (tiếng Anh là procrastination phenomenon). Khi trì hoãn, chúng ta lãng phí thời gian rảnh của mình và gác lại những công việc quan trọng mà chúng ta nên làm cho đến khi quá muộn. Và khi nó là thực sự quá muộn, bạn bắt đầu hoảng sợ và lại “ước gì” đã bắt đầu sớm hơn.

Những người trì hoãn thường xuyên mà tôi biết đã trải qua nhiều năm cuộc đời của họ bị lặp lại trong chu kỳ này. Trì hoãn, trì hoãn mọi việc, trốn việc, chỉ đối mặt với công việc khi không thể tránh khỏi, sau đó lặp đi lặp lại vòng lặp này. Đó là một thói quen xấu ăn mòn chúng ta và ngăn cản chúng ta đạt được những kết quả tốt hơn trong cuộc sống.

Đừng để sự trì hoãn chiếm lấy cuộc sống của bạn. Ở đây, mình chia sẻ các bước về cách ngừng trì hoãn. 11 bước này chắc chắn cũng sẽ áp dụng cho bạn:

Chia công việc của bạn thành từng bước nhỏ

Một phần lý do khiến chúng ta trì hoãn là vì trong tiềm thức, chúng ta thấy công việc quá sức với mình. Chia nhỏ công việc thành các phần nhỏ, sau đó tập trung vào một phần tại thời điểm đó.

Nếu bạn vẫn trì hoãn nhiệm vụ sau khi đã chia nhỏ, thì hãy chia nhỏ hơn nữa.  Chẳng bao lâu nữa, nhiệm vụ của bạn sẽ đơn giản đến mức bạn sẽ nghĩ “Điều này quá đơn giản nên tôi cũng có thể làm ngay bây giờ!”.

Ví dụ, bạn đang viết một cuốn sách mới. Nghĩ đến viết hết quyển sách là ngợp liền. Tuy nhiên, khi bạn chia nó thành các giai đoạn như

• Nghiên cứu
• Quyết định chủ đề
• Tạo phác thảo
• Soạn thảo nội dung
• Viết các chương từ #1 đến #5
• Viết các chương từ #6 đến 10
• Sửa lỗi – Hiệu đính
• v.v.

Đột nhiên bạn sẽ thấy có vẻ rất dễ quản lý. Những gì bạn cần làm sau đó là tập trung vào từng mục và hoàn thành nó với khả năng tốt nhất của mình, không nghĩ đến các giai đoạn tiếp theo. Khi nó hoàn thành, bạn có thể chuyển sang phần tiếp theo.

Thay đổi môi trường của bạn

Môi trường khác nhau có tác động khác nhau đến năng suất của chúng tôi. Nhìn vào bàn làm việc và phòng của bạn. Họ khiến bạn muốn làm việc hay khiến bạn muốn ngủ? Bạn nên xem xét việc thay đổi không gian làm việc của mình.

Một điều cần lưu ý là môi trường khiến chúng ta cảm thấy hứng khởi trước đây có thể mất tác dụng sau một khoảng thời gian. Nếu đúng như vậy, thì đã đến lúc phải thay đổi mọi thứ.

Tạo một tiến trình chi tiết với thời hạn cụ thể

Chỉ có một thời hạn cho công việc của bạn giống như một lời mời gọi bạn hãy trì hoãn. Đó là bởi vì chúng ta có ấn tượng rằng chúng ta có thời gian và tiếp tục đẩy lùi mọi thứ, cho đến khi quá muộn.

Chia nhỏ dự án của bạn, sau đó tạo một tiến trình tổng thể với thời hạn cụ thể cho từng nhiệm vụ nhỏ. Bằng cách này, bạn biết rằng bạn phải hoàn thành từng công việc trước một ngày nhất định.

Các mốc thời gian của bạn cũng phải mạnh mẽ – tức là nếu bạn không hoàn thành việc này vào ngày hôm nay, nó sẽ gây nguy hiểm cho mọi thứ khác mà bạn đã lên kế hoạch sau đó. Bằng cách này, nó tạo ra sự khẩn cấp để hành động.

Mục tiêu của bạn nên được chia thành hàng tháng, hàng tuần, ngay trong danh sách nhiệm vụ hàng ngày và danh sách này là lời kêu gọi hành động mà bạn phải hoàn thành điều này trước ngày đã định, nếu không mục tiêu của bạn sẽ bị tạm dừng.

Loại bỏ các điểm dừng chần chừ của bạn

Nếu bạn đang trì hoãn quá nhiều, có thể đó là vì bạn dễ trì hoãn.

Xác định các việc chiếm nhiều thời gian của bạn và khiến chúng khó truy cập hơn. Ví dụ bạn thường vào Facebook thì hãy gỡ nó đi luôn, khi muốn vào bạn phải cài app lại rồi mới vào được. Nhiêu đó thôi bạn cũng sẽ thấy lười vào và tập trung vào việc khác.

Đi chơi với những người truyền cảm hứng cho bạn

Tôi khá chắc rằng nếu bạn chỉ dành 10 phút để nói chuyện với Steve Jobs hoặc Bill Gates, bạn sẽ có nhiều cảm hứng để hành động hơn là nếu bạn dành 10 phút không làm gì cả. Những người chúng ta đang ở cùng ảnh hưởng đến hành vi của chúng ta Tất nhiên, dành thời gian cho Steve Jobs hay Bill Gates mỗi ngày có lẽ không phải là một phương pháp khả thi, nhưng hãy áp dụng nguyên tắc này – Sức mạnh tiềm ẩn của mỗi người xung quanh bạn.

Xác định những người, bạn bè hoặc đồng nghiệp kích hoạt bạn – rất có thể là những người ham học hỏi và những người làm việc chăm chỉ – và đi chơi với họ thường xuyên hơn. Bạn sẽ sớm khắc sâu được động lực và tinh thần của họ.

Có được một người bạn

Có một người bạn đồng hành làm cho toàn bộ quá trình vui vẻ hơn nhiều. Tốt nhất, bạn của bạn nên là người có mục tiêu riêng. Cả hai bạn sẽ có trách nhiệm với nhau đối với các mục tiêu và kế hoạch của mình. Mặc dù cả hai không cần thiết phải có cùng mục tiêu, nhưng sẽ tốt hơn nếu đúng như vậy, để các bạn có thể học hỏi lẫn nhau.

Nói với người khác về mục tiêu của bạn

Điều này phục vụ cùng một chức năng như mục trên nhưng ở quy mô lớn hơn. Nói với tất cả bạn bè, đồng nghiệp, người quen và gia đình của bạn về các dự án của bạn. Bây giờ bất cứ khi nào bạn nhìn thấy họ, họ nhất định sẽ hỏi bạn về tình trạng của bạn trong các dự án đó.

Tìm kiếm người đã đạt được kết quả

Bạn muốn hoàn thành điều gì ở đây và những người đã hoàn thành điều này là ai? Hãy tìm kiếm họ và kết nối với họ. Xem bằng chứng sống động rằng mục tiêu của bạn rất có thể đạt được nếu bạn hành động là một trong những yếu tố kích thích hành động tốt nhất.

Làm rõ lại các mục tiêu của bạn

Nếu bạn đã trì hoãn trong một thời gian dài, điều đó có thể phản ánh sự lệch lạc giữa những gì bạn muốn và những gì bạn hiện đang làm. Thông thường, chúng ta vượt quá mục tiêu của mình khi chúng ta khám phá nhiều hơn về bản thân, nhưng chúng ta không thay đổi mục tiêu của mình để phản ánh điều đó.

Tránh xa công việc của bạn và mất một thời gian để tập hợp cho mình. Chính xác thì bạn muốn đạt được điều gì? Bạn nên làm gì để đạt được điều đó? Các bước thực hiện là gì? Công việc hiện tại của bạn có phù hợp với điều đó không? Nếu không, bạn có thể làm gì với nó?

Ngừng những điều quá phức tạp

Bạn đang chờ đợi một thời điểm hoàn hảo để làm điều này? Đó có lẽ bây giờ không phải là thời điểm tốt nhất vì lý do X, Y, Z? Bỏ suy nghĩ đó đi vì không bao giờ có thời điểm hoàn hảo. Nếu bạn tiếp tục chờ đợi một điều, bạn sẽ không bao giờ đạt được bất cứ điều gì.

Chủ nghĩa hoàn hảo là một trong những lý do lớn nhất dẫn đến sự trì hoãn.

Nắm bắt và chỉ cần làm điều đó

Cuối cùng, nó sẽ bắt đầu hành động. Bạn có thể làm tất cả việc lập chiến lược, lập kế hoạch và đưa ra giả thuyết, nhưng nếu bạn không hành động, sẽ không có gì xảy ra. Thỉnh thoảng, tôi nhận được những độc giả và khách hàng liên tục phàn nàn về tình huống của họ nhưng họ vẫn từ chối thực hiện hành động vào cuối ngày.

Tôi chưa bao giờ nghe ai trì hoãn mà thành công. Bất cứ điều gì bạn đang trì hoãn, nếu bạn muốn hoàn thành, bạn cần phải nắm lấy bản thân và thực hiện nó.