19 Google Apps Scripts hữu ích để tự động hóa Google Drive

Google Drive cung cấp các tính năng tuyệt vời để lưu trữ và làm việc với các loại tệp khác nhau nhưng nó thiếu một số tính năng quan trọng cho công việc của bạn. Google Apps Scripts là một ngôn ngữ tập lệnh dễ sử dụng để hoàn thành công việc, ngôn ngữ này không có sẵn trong Drive.

Có những tập lệnh cho phép bạn đọc / trích xuất văn bản từ hình ảnh, chuyển đổi tệp, tự động sao lưu ảnh hoặc lưu trữ tệp đính kèm trong Gmail. Hầu hết các tập lệnh cũng cho phép bạn tự động hóa các dịch vụ này.

Hãy cùng xem cách sử dụng Google Apps Scripts để lấp đầy những lỗ hổng còn thiếu trong Google Drive và làm nhiều việc khác mà không cần công cụ của bên thứ ba.

Cách chạy một lệnh Google Apps Scripts

Để tạo và chạy một tập lệnh trong Drive, hãy làm theo các bước sau:

1. Tạo / mở Google Tài liệu hoặc Trang tính. 
2. Từ menu Tools, chọn Script editor.
3. Xóa mã hiện có và thêm mã của bạn. Vào File > Save > thêm tên tập lệnh> Bấm OK.
4. Để chạy lệnh, hãy nhấp vào ► hoặc từ menu Run và hãy chọn một chức năng. Nếu chạy tập lệnh lần đầu tiên, nó sẽ yêu cầu xác thực của bạn. Kiểm tra các quyền cần thiết và nhấp vào Allow.
5. Một thanh màu vàng sẽ xuất hiện ở trên cùng, để cho biết rằng tập lệnh đang chạy.

Lưu ý rằng các bước này dành cho các tập lệnh chung và một số tập lệnh nhất định có thể yêu cầu các hướng dẫn bổ sung cụ thể để chạy.

Chuyển đổi và gửi email cho Google Trang tính

Những gì nó làm:

• Chuyển đổi Google Trang tính sang PDF và gửi chúng qua thư bằng tài khoản Gmail của bạn
• Cho phép bạn chuyển đổi và gửi chỉ một trang tính bằng id trang tính của nó.
• Gửi tệp PDF cho nhiều người bằng cách thêm địa chỉ của họ, phân tách bằng dấu phẩy.

Script này hữu ích trong các trường hợp như khi bạn muốn gửi dữ liệu tiếp thị cho bên thứ ba nhưng không muốn chia sẻ toàn bộ bảng tính. Bạn có thể sử dụng tập lệnh này để gửi phiên bản PDF. Theo cách này, dữ liệu bắt buộc được chia sẻ mà không ảnh hưởng đến toàn bộ thông tin bảng tính của bạn.

Chuyển đổi hình ảnh thành văn bản bằng OCR

Những gì nó làm:

• Chuyển đổi hình ảnh thành tài liệu văn bản bằng công nghệ OCR và lưu chúng trong ổ đĩa của bạn.

Script này tỏ ra hữu ích trong các tình huống khi bạn cần chỉnh sửa văn bản trong imges hoặc thực hiện nghiên cứu trên một số lượng lớn hình ảnh. Nó làm cho các hình ảnh được chuyển đổi có thể chỉnh sửa và tìm kiếm được. Nó tiết kiệm thời gian và nỗ lực của bạn và cho ra đầu ra văn bản đáng tin cậy vì nó sử dụng công nghệ OCR của chính Google.

Theo dõi trình chỉnh sửa tệp trong Google Drive

Những gì nó làm:

• Tìm ra người dùng nào đã thực hiện các thay đổi đối với các tệp gốc trên Google Drive của bạn.
• Hiển thị ngày và giờ khi tệp được sửa đổi cùng với tên và địa chỉ email của những người dùng đã thực hiện thay đổi đối với tài liệu / tệp được chia sẻ của bạn.

Tập lệnh này hữu ích để theo dõi các sửa đổi được thực hiện trong drive của bạn, bao gồm Trang tính, Tài liệu, Bản trình bày và các định dạng Google Drive khác.

Lưu một trang web vào Google Drive

Những gì nó làm:

• Lưu hoặc sao lưu trang web trên bất kỳ URL nào vào Google Drive.
• Tìm nạp trang web và lưu giống như tệp HTML hoặc phần mở rộng đã định cấu hình của bạn.

Tập lệnh này hữu ích nhất cho các nhà nghiên cứu, học giả, người viết blog và những người cần nghiên cứu nhiều trang web và có thể cần lưu chúng để tham khảo trong tương lai. Hãy nhớ thay đổi RESOURCE_URL trong đoạn mã thành liên kết bạn muốn tải xuống.

Gửi Google Tài liệu qua Email

Những gì nó làm:

• Gửi Google Tài liệu qua email cho bất kỳ ai và đặt nội dung của tài liệu làm phần thân của email (thay vì tệp đính kèm).
• Chuyển đổi tài liệu sang HTML và gửi tài liệu tương tự qua email

Nếu bạn muốn gửi thứ gì đó không phải dưới dạng tệp đính kèm mà là một phần của email, thì đây là cách hoàn thành công việc nhanh nhất.

Lưu trữ một trang web trên Google Drive

Những gì nó làm:

• Lưu trữ bất kỳ trang web tĩnh nào bao gồm các tệp như HTML, CSS, JS, hình ảnh, podcast, v.v. trên Google Drive. Lưu ý bạn không thể sử dụng Drive để phân phát các trang web động như những trang sử dụng phần mềm phụ trợ PHP hoặc Java.

Tập lệnh này hữu ích khi bạn không muốn mua gói lưu trữ hoặc tên miền cho trang web của mình. Nó hoàn toàn miễn phí và máy chủ của Google nhanh hơn rất nhiều so với nhiều nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ trên thế giới.

Tải ảnh Instagram xuống Drive

Những gì nó làm:

• Tải xuống nhiều ảnh Instagram và tự động lưu chúng vào ổ đĩa của bạn.
• Tải xuống ảnh bằng các thẻ nhất định hoặc từ bất kỳ URL Instagram cụ thể nào.
• Hình ảnh được lưu trong một thư mục riêng trong Drive để dễ bảo trì.

Nó hữu ích cho những người dùng Instagram, những người sưu tập và nghiên cứu, những người duy trì các bản sao lưu dữ liệu trong Drive.

Chuyển tài liệu Google sang Markdown

Những gì nó làm:

• Chuyển đổi Tài liệu Google sang định dạng đánh dấu (.md).
• Nó tự động gửi cho bạn tài liệu được chuyển đổi cùng với hình ảnh.

Nó hữu ích cho các blogger và nhà xuất bản, những người thường xuyên sử dụng định dạng .md để xuất bản trực tuyến. 

Đặt thời gian tự động hết hạn cho dữ liệu được chia sẻ

Những gì nó làm:

• Đặt khoảng thời gian tự động hết hạn trên các tệp và thư mục được chia sẻ trong Drive
• Tự động xóa quyền truy cập của những người dùng khác sau một khoảng thời gian nhất định (thời gian tự động hết hạn).

Tập lệnh này theo mình rất tiện để cho phép truy cập giới hạn vào dữ liệu ổ đĩa của bạn và giúp bạn không phải lo lắng về việc quên hủy chia sẻ dữ liệu. 

Lưu tệp đính kèm trong Gmail trong Drive

Những gì nó làm:

• Giải nén và lưu tất cả các tệp đính kèm trong Gmail vào một thư mục cụ thể trong ổ đĩa của bạn.
• Thông báo tiến độ của các tệp đính kèm đã tải xuống, qua email nhưng yêu cầu thiết lập tùy chọn thông báo.

Nếu bạn thích lưu trữ tệp đính kèm vào các kho lưu trữ đám mây như Drive, thì đây là tập lệnh cần có.

Tìm kiếm tất cả các tệp trong Google Drive

Những gì nó làm:

• Tìm kiếm tất cả các tệp của bạn trong ổ đĩa và hiển thị kết quả theo kiểu dễ hiểu trong Google Trang tính.
• Hỗ trợ tài liệu, trang tính, bản trình bày và một số định dạng văn bản khác.

Tìm kiếm trong các tệp và hàng đống dữ liệu của bạn một cách nhanh chóng với tính năng này.

Danh sách thư mục trong Google Drive

Những gì nó làm:

• Liệt kê tất cả các file và thư mục của một Google Drive của thư mục.
• Viết dữ liệu này ở định dạng dễ nhìn trong bảng tính.

Tốt để hiểu tất cả dữ liệu trong Drive của bạn và cho mục đích quản lý tệp.

Chuyển đổi Google Tài liệu sang HTML

Những gì nó làm:

• Chuyển đổi Google Tài liệu sang định dạng HTML để dễ dàng chia sẻ hoặc sử dụng trong các trang web hoặc trình chỉnh sửa mã nguồn.
• Hỗ trợ các thẻ HTML cơ bản khác nhau hoặc các tùy chọn định dạng nhưng hiểu rằng nó không hoạt động tốt cho các định dạng văn bản phức tạp.

Hầu hết hữu ích cho các nhà văn, người viết blog và nhà xuất bản đang tìm kiếm các bài đăng cho các công cụ hỗ trợ HTML. 

Kết hợp dữ liệu từ nhiều trang tính

Những gì nó làm:

• Hợp nhất dữ liệu từ nhiều trang tính của một bảng tính cụ thể thành một trang tính trong bảng tính hiện tại.

Tập lệnh này hữu ích trong các tình huống trong đó bạn có nhiều trang dữ liệu chung (bao gồm các tiêu đề và cấu trúc chung) và bạn muốn kết hợp chúng thành một trang dữ liệu lớn.

Xuất Google Trang tính sang Tệp CSV

Những gì nó làm:

• Xuất trang tính trong bảng tính hiện tại dưới dạng tệp CSV riêng lẻ trong Drive.

Nó hữu ích cho những người thường xuyên sử dụng Trang tính để quản lý và lưu trữ dữ liệu và yêu cầu dữ liệu ở định dạng CSV để chia sẻ hoặc sử dụng trong các ứng dụng khác. 

Chuyển đổi Google Trang tính sang Hóa đơn PDF

Những gì nó làm:

• Chuyển đổi bất kỳ trang tính cụ thể nào thành hóa đơn PDF và lưu vào Drive của bạn.

Tốt cho những người dùng thường xuyên sử dụng hệ sinh thái Google Apps làm công cụ làm việc của họ và phải xử lý các hóa đơn sản phẩm, v.v.

Tải trực tiếp URL lên Google Drive

Những gì nó làm:

• Tự động tải lên bất kỳ tệp riêng lẻ nào (hoặc nhiều tệp) từ một URL cụ thể vào ổ đĩa của bạn.
• Các tệp được lưu trong một thư mục cụ thể trong ổ đĩa và nó có thể dễ dàng tải lên nhiều tệp từ nhiều liên kết miễn là nó được cung cấp một lần.

Dành cho những người muốn giữ dữ liệu từ Web trong Drive. Tất cả những gì nó cần là liên kết của trang bạn cần.

Chuyển đổi tệp đính kèm PDF sang văn bản thuần túy

Những gì nó làm:

• Chuyển đổi tất cả các tệp đính kèm PDF từ Gmail sang định dạng văn bản thuần túy để dễ dàng chia sẻ / lưu trữ
• Bạn có thể chỉ định ngôn ngữ gốc của PDF (để trích xuất văn bản) và lưu các tệp văn bản thuần túy đầu ra cùng với các tệp PDF gốc trong Google Drive.

Bạn thường xuyên nhận được các tệp PDF qua thư và muốn lưu chúng trong Drive ở dạng văn bản gốc hoặc văn bản thuần túy. 

Bạn có biết thêm Tập lệnh Google Apps nào giúp làm việc trên Google Drive tiện hơn không? Vui lòng cho chúng tôi biết bằng cách sử dụng phần bình luận bên dưới.