Tôi có rất nhiều quy trình sáng tạo cần quản lý, nhưng hầu hết chúng đều trở thành một mớ hỗn độn, và tôi nhận ra điều này kéo dài thời gian hoàn thành công việc. Đó là lúc tôi nhận ra – tại sao không kết hợp ứng dụng năng suất yêu thích của mình với một trong những ứng dụng đồ họa tôi sử dụng nhiều nhất?

Krita không có công cụ quản lý dự án tích hợp, nhưng Notion là một công cụ linh hoạt mạnh mẽ, và nó hoạt động hoàn hảo cùng với Krita. Tuy nhiên, quy trình này có thể áp dụng cho bất kỳ ứng dụng sáng tạo nào.

Tôi bắt đầu bằng cách tạo một bảng điều khiển dành riêng cho Krita

Và thêm các cơ sở dữ liệu liên quan

Không có tích hợp gốc cho Krita trong Notion, nhưng điều đó hoàn toàn không sao. Bạn không cần ứng dụng sáng tạo của mình phải “nói chuyện” với ứng dụng ghi chú. Tất cả những gì tôi cần là một không gian phản ánh cách tôi làm việc trong Krita và giúp tôi theo dõi mọi thứ. Vì vậy, tôi bắt đầu bằng cách tạo một bảng điều khiển chỉ dành cho Krita. Bạn có thể tạo một bảng điều khiển phù hợp với bất kỳ công cụ thiết kế nào bạn sử dụng.

Đối với tôi, điều quan trọng là có một cái nhìn tổng quan về các dự án, cài đặt cụ thể, tài sản, v.v. Tôi đã làm điều này bằng cách đơn giản sử dụng các cơ sở dữ liệu của Notion trong bảng điều khiển của mình — điều này giữ mọi thứ đơn giản, và tôi không cần lo lắng về việc tạo ra một bảng thẩm mỹ.

Dưới đây là những thứ tôi đã đưa vào bảng điều khiển của mình để theo dõi mọi thứ tốt nhất:

• Một chế độ xem bảng cho các dự án sắp tới – Điều này tự giải thích; một cái nhìn đơn giản về tất cả các dự án tôi dự định hoàn thành trên Krita.
• Một chế độ xem thư viện của các dự án – Chỉ để tôi có thể chèn hình ảnh minh họa cho các dự án của mình.
• Một chế độ xem bảng khác cho tài sản – Đây là nơi tôi sẽ lưu trữ các tham chiếu đến các tệp cục bộ cũng như các tài nguyên trực tuyến hoặc tài sản mà tôi dự định sử dụng trong các minh họa Krita của mình.
• Một vài danh sách – Một nơi nhanh chóng để lưu trữ thông tin ngẫu nhiên, chẳng hạn như liên kết đến cảm hứng thiết kế hoặc cài đặt cọ để nhớ.

Ý tưởng không phải là tạo ra thứ gì đó phức tạp. Nó giống như tạo ra một căn cứ nơi mọi thứ liên quan đến Krita được sắp xếp rõ ràng. Nếu bạn đang làm điều tương tự cho Krita hoặc phần mềm sáng tạo khác, tôi khuyên bạn nên giữ cho nó đơn giản như thế này. Hãy nghĩ về cách bạn sử dụng công cụ đó theo từng phần, từ ý tưởng đến xuất khẩu, và tạo ra một khối thông tin cho mỗi phần của quy trình làm việc của bạn (dù là cơ sở dữ liệu hay thứ gì khác).

Sau đó, tôi tùy chỉnh các cơ sở dữ liệu của mình

Điền vào chúng để phù hợp với quy trình làm việc của tôi trong Krita

Bước tiếp theo là bắt đầu điền và tùy chỉnh các cơ sở dữ liệu mà tôi vừa tạo để phù hợp với cách tôi làm việc trong Krita. Đối với tôi, nó bắt đầu với việc thêm các mục bảng dự án. Các thuộc tính duy nhất tôi cần cho bảng này là tên, ngày đến hạn, và mức độ ưu tiên. Và cho mỗi mục nhập cơ sở dữ liệu, tôi thêm bất cứ điều gì liên quan đến dự án cụ thể đó – điều này có thể là vị trí của nó trên PC của tôi, nhắc nhở về hình ảnh tôi muốn sử dụng cho dự án đó, danh sách kiểm tra nhiệm vụ cho các yếu tố thiết kế, và các liên kết đến tài sản hoặc cảm hứng trực tuyến.

Chế độ xem thư viện về cơ bản giống như bảng dự án của tôi, chỉ khác là có yếu tố hình ảnh. Mỗi trang đại diện cho một dự án, và những thứ duy nhất tôi thêm vào là ảnh chụp màn hình của dự án đó với liên kết đến trang tương ứng của nó trong chế độ xem bảng của tôi. Là một người suy nghĩ trực quan, rất hữu ích cho tôi khi nhớ một dự án trông như thế nào khi tôi đọc tên của nó, và việc thêm liên kết trang của nó dẫn tôi thẳng đến tất cả thông tin tôi đã thêm ở bước trước.

Đối với bảng tài sản của tôi, mỗi trang mở ra một bộ sưu tập tài sản mà tôi sử dụng trong Krita, và chúng được nhóm theo loại, chẳng hạn như gradient, hình ảnh miễn phí bản quyền, v.v. Ví dụ, trên bảng điều khiển của tôi, bạn sẽ thấy trang “gradient miễn phí” mở ra các vị trí của gradient được lưu trữ cục bộ trên PC của tôi, cũng như các URL sẽ dẫn tôi đến các gradient mà tôi có thể tải xuống từ các nơi như Unsplash. Một điều khác tôi đã thêm vào bảng tài sản của mình là thuộc tính Chọn để giúp chỉ ra trang nào tôi sử dụng nhiều nhất, và sắp xếp chúng theo thứ tự giảm dần.

Điều cuối cùng tôi đã điền là danh sách. Đối với bất kỳ dự án nào, tôi thích có một không gian cho các mục ngẫu nhiên không phù hợp với bất kỳ chỗ nào khác — như một ngăn kéo lộn xộn. Đây là nơi lưu trữ các liên kết ngẫu nhiên đến tài sản trực tuyến và cục bộ, cũng như ý tưởng, tham chiếu tệp mà tôi không muốn quên, và v.v.

Giờ đây, tôi có thể khởi chạy Krita với mọi thứ đã sẵn sàng

Toàn bộ quy trình đã được sắp xếp cho tôi

Bây giờ khi các dự án và tài sản của tôi đã được sắp xếp trước mặt, tôi có thể bắt đầu trong Krita với một quy trình làm việc rõ ràng. Tôi có thể xem dự án trong chế độ xem thư viện và tìm tên tương ứng trong chế độ xem bảng của mình để xem khi nào nó đến hạn. Mở trang dẫn tôi đến tất cả thông tin tôi cần. Tại đây, tôi muốn sử dụng một gradient cụ thể làm nền cho thiết kế của mình, và tôi cũng muốn tuân theo một danh sách kiểm tra khi tôi đang làm việc để đảm bảo rằng tôi bao gồm mọi thứ trong thiết kế. Nếu có bất kỳ tài sản hoặc cài đặt nào tôi muốn khám phá, tất cả chúng đều có trong cơ sở dữ liệu tài sản của tôi — không cần phải tìm kiếm ở đâu khác.

Một sự phân chia rõ ràng giữa suy nghĩ và sáng tạo

Quy trình này không phải là ép buộc một hệ thống mà là có một cấu trúc nhẹ nhàng giúp tăng cường cách tôi đã làm việc. Notion xử lý việc lập kế hoạch và theo dõi, điều này làm cho việc mở Krita trở nên ít đáng sợ hơn. Nó đơn giản, linh hoạt và dễ dàng tuân thủ.

The post Kết hợp Notion với Krita: Tối ưu hóa quy trình sáng tạo của bạn appeared first on Nhật Phúc.

Notion là một ứng dụng dễ dàng để bắt đầu sử dụng nhưng khó để thành thạo. Kiến thức cần thiết là rất nhiều, và người mới có thể cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng tính năng. Cách dễ dàng để tránh mắc sai lầm là biết những gì cần chú ý, và chúng tôi đã tổng hợp một số lỗi phổ biến mà người mới sử dụng Notion thường gặp.

Lỗi #1: Cố gắng phát minh lại bánh xe

Làm việc thông minh, không làm việc chăm chỉ

Notion có hàng trăm mẫu dựng sẵn cho hầu hết mọi nhu cầu tiềm năng, bao gồm kế hoạch hàng tuần, xây dựng sơ yếu lý lịch, theo dõi thói quen, và nhiều hơn nữa. Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng xây dựng bố cục riêng và định dạng ghi chú theo ý thích, và mặc dù điều đó chắc chắn là điều bạn nên làm, hãy chọn lọc khi thực hiện. Ngay cả khi bạn cần một mẫu cho việc theo dõi một thứ gì đó khá riêng biệt, hãy tìm kiếm trước — cộng đồng Notion đã tạo ra rất nhiều mẫu, cả miễn phí và trả phí, mà bạn có thể tải về.

Đừng lãng phí thời gian xây dựng một thứ gì đó khi bạn có thể chỉ cần tải về một mẫu đáp ứng nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, đừng luôn dựa vào mẫu và đừng ngại chỉnh sửa một mẫu hiện có để phù hợp hơn với mục đích của bạn.

Lỗi #2: Đặt quá nhiều thứ trên bảng điều khiển của bạn

Ít hơn là nhiều hơn

Một trong những tính năng tuyệt vời nhất của Notion là bảng điều khiển. Bạn có thể tạo một ghi chú trung tâm theo dõi tiến trình của nhiều ghi chú khác và mang mọi thứ bạn cần xem vào một trang duy nhất. Cạm bẫy dễ mắc phải là đặt quá nhiều thứ vào bảng điều khiển của bạn. Hãy giữ nó giới hạn ở các góc nhìn cấp cao nhất, và có các ghi chú liên kết riêng cho các cái nhìn chi tiết hơn. Quá tải bảng điều khiển là cách dễ dàng để làm chậm sổ ghi chú của bạn, và nó làm mất đi mục đích của việc có một trang dành riêng để xem mọi thứ một cách nhanh chóng.

Lỗi #3: Không tạo (và tuân theo) một hệ thống phân cấp

Đơn giản là chìa khóa

Khi bắt đầu sử dụng Notion, hãy tránh tạo các ghi chú ngẫu nhiên. Hãy nghĩ ra một cấu trúc và hệ thống phân cấp hợp lý cho cách chúng sẽ được tổ chức, và bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công việc về sau. Bảng điều khiển của bạn là một phần của điều này; nó sẽ đóng vai trò là trung tâm chính cho tất cả các ghi chú của bạn, và bằng cách quyết định cấu trúc tổ chức trước, bạn sẽ tránh được việc mất ghi chú trong một mớ thông tin hỗn độn.

Với điều đó trong tâm trí, việc tạo ra một sơ đồ đặt tên phù hợp với hệ thống phân cấp là một ý tưởng tốt. Điều này không chỉ giúp bạn quét tên dễ dàng mà còn giúp tìm kiếm thông tin cụ thể dễ dàng hơn nhiều. Nó có thể không có vẻ cần thiết khi bạn chỉ có vài chục ghi chú, nhưng khi bạn có hàng trăm ghi chú để sắp xếp, nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.

Lỗi #4: Bạn đi quá nhanh, quá sớm

Bắt đầu nhỏ là tốt

Khi mới bắt đầu với Notion, rất dễ bị cám dỗ để xây dựng một hệ thống phức tạp, tinh vi, nhưng thường thì tốt hơn là bắt đầu nhỏ và phát triển dần lên. Hãy phát triển hệ thống ghi chú của bạn để đáp ứng nhu cầu của bạn, nhưng đừng cảm thấy như bạn cần phải biết cách liên kết các ghi chú và sử dụng các tính năng nâng cao ngay từ đầu. Bắt đầu với chỉ những điều cơ bản và học hỏi dần dần. Có một quy trình học tập rõ ràng với Notion, nhưng một khi bạn đã quen, khả năng là vô tận.

Có một độ cong học tập nhất định đối với Notion, nhưng một khi bạn đã nắm bắt được nó, các khả năng dường như vô tận.

Lỗi #5: Bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu

Cơ sở dữ liệu là bạn của bạn

Cơ sở dữ liệu của Notion là một tính năng nâng cao hơn, nhưng chúng trông phức tạp hơn thực tế. Trong sử dụng thực tế, một cơ sở dữ liệu chỉ là cách dễ dàng để tổ chức thông tin một cách linh hoạt hơn. Bạn có thể chọn một mục cơ sở dữ liệu để mở ghi chú riêng của nó, nơi bạn có thể thêm thông tin chi tiết hơn về mục đó. Bạn cũng có thể gán thuộc tính cho các mục cơ sở dữ liệu, như ngày tháng và liên kết. Cơ sở dữ liệu của Notion cũng cho phép truy cập vào nhiều dạng xem khác nhau. Bạn có thể xem thông tin dưới dạng biểu đồ, lịch, danh sách và nhiều hơn nữa.

Cơ sở dữ liệu giúp dễ dàng quản lý lượng thông tin lớn mà không cần tạo ra số lượng ghi chú cá nhân tương ứng. Nó có thể giữ cho sổ ghi chú của bạn được tổ chức tốt hơn trong khi cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án bạn đang làm việc, và cấu trúc linh hoạt của nó làm cho cơ sở dữ liệu dễ dàng thích nghi cho nhiều mục đích khác nhau.

Tránh những sai lầm này sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian

Notion có thể là một công cụ phức tạp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Tránh những sai lầm cơ bản này, bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn từ đầu và tiết kiệm cho mình rất nhiều rắc rối sau này (đặc biệt là nếu điều đó có nghĩa là bạn không phải mất hàng giờ để tổ chức hàng trăm ghi chú rải rác một cách thủ công).

The post Những lỗi phổ biến cần tránh khi sử dụng Notion appeared first on Nhật Phúc.

Các công cụ cộng tác trực tuyến giúp quản lý của bạn, các thành viên trong nhóm và chính bạn thường xuyên cập nhật những thay đổi trong các dự án mà bạn có thể bỏ qua. Nếu có nhiều bản cập nhật và sửa đổi về hướng dẫn dự án và bản thân dự án, các bản cập nhật sẽ có sẵn trong bảng điều khiển.

Dưới đây là một số ứng dụng cộng tác tốt nhất mà bạn, với tư cách là người quản lý dự án, có thể sử dụng.

eUnite @Work

@Work là một ứng dụng kinh doanh chuyên nghiệp được thiết kế để cung cấp khả năng truy cập trên thiết bị di động vào học tập, giao tiếp và cộng tác trực tuyến cho các công ty thuộc mọi quy mô. Họ đang làm việc để thu hẹp khoảng cách giữa các hệ thống quản lý học tập truyền thống (LMS) và các công cụ giao tiếp và quản lý nhóm mạnh mẽ.

• Learning Roadmaps và Dashboards cho phép bạn chỉ định các chương trình học tập tùy chỉnh cho nhóm của mình dựa trên nhu cầu của cá nhân hoặc nhóm.
• Live cho phép các nhà lãnh đạo và người hướng dẫn của công ty phát sóng các phiên họp thời gian thực có thể dễ dàng chuyển thành các khóa học theo yêu cầu cho các thành viên trong nhóm vắng mặt hoặc tương lai.
• Chat, Feed, Voice và Video Calls cung cấp các phương pháp phổ biến và hiệu quả nhất để chia sẻ và cộng tác trong bất kỳ tình huống hoặc dự án nhất định nào.
• File lưu giữ các tài liệu quan trọng nhất của bạn ngay trong ứng dụng và cho phép chia sẻ trực tiếp thông qua Announcements, Chat, Feed và hơn thế nữa.

Được thiết kế bởi eUnite để xác định lại cách bạn kết nối mọi người và tối đa hóa tiềm năng của nhóm, @Work có thể giúp doanh nghiệp của bạn kiểm soát chi phí, duy trì tiêu chuẩn công việc cao và phát triển hiệu quả và an toàn cho dù nhóm của bạn ở đâu.

Podio

Các công cụ cộng tác trên mạng xã hội như Podio cho phép bạn tạo “hangout” với đồng nghiệp của mình trên nền tảng trực tuyến. Chia sẻ nội dung tại nơi làm việc với những người được chọn.

Cộng tác hoặc trò chuyện với các thành viên trong nhóm của bạn trong không gian làm việc này rất đơn giản; sự khác biệt duy nhất là điều này được thực hiện hoàn toàn trực tuyến. Ứng dụng này lý tưởng cho không gian làm việc lớn.

Conceptboard

Conceptboard là một nền tảng bảng trắng chia sẻ trực tiếp tập trung dễ sử dụng cho phép bạn chia sẻ những thứ bạn đăng trên bảng trắng với các thành viên khác trong nhóm.

Các phiên chia sẻ trực tiếp cho phép mọi người trong cuộc họp nhìn thấy phần nào của bảng trắng mà các thành viên khác cũng đang xem. Đây là một ứng dụng lý tưởng cho các nhà quản lý ảo và các thành viên trong nhóm không thể tham gia các cuộc họp hoặc phiên hội nghị trực tiếp.

Basecamp

Basecamp cung cấp tùy chọn cho một cá nhân để chọn các thành viên trong nhóm có thể xem thông tin chi tiết của các dự án cụ thể và những người không thể xem chúng. Đó là một cách thuận tiện cho bất kỳ ai điều phối các dự án bằng cách cấp cho họ quyền truy cập vào các file, cho phép các cuộc thảo luận đang diễn ra cũng như nhiều thứ khác.

Basecamp là một ứng dụng lý tưởng cho người quản lý, những người muốn giữ thông tin và tệp nhất định một cách kín đáo và bí mật với các thành viên khác.

Binfire

Binfire rất giống Producteev, ngoại trừ việc các ứng dụng trong Binfire cũng bao gồm chia sẻ bảng trắng (whiteboard) trực tiếp tương tác tập trung và lịch.

Binfire cho phép sự thuận tiện của việc thực hiện nhiều tác vụ chỉ ở một nơi. Binfire hỗ trợ các số liệu của phương tiện truyền thông xã hội thông qua việc tăng tiến độ của các kết nối chuyên nghiệp cá nhân trực tuyến, được đóng gói với các ứng dụng sáng tạo và hữu ích khác.

Google Workspace

Google Apps có thể là một trong những ứng dụng được sử dụng thường xuyên hơn cho bạn và người quản lý của bạn. Sự dễ dàng trong việc sử dụng nó cho phép ngay cả các đội quy mô nhỏ cũng có thể sử dụng chúng mà không gặp phải bất kỳ trở ngại nào. Google Apps sẽ cho phép bạn lưu trữ file, chia sẻ file và xây dựng các trang và mẫu dự án.

Các ứng dụng cho phép bạn chia sẻ các dự án bạn đã tạo với các thành viên trong nhóm cho các mục đích chuyên nghiệp và cá nhân.

Worketc

Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ muốn nâng cấp lên cấp độ chuyên nghiệp tiếp theo, bạn có thể xem xét Worketc. Ứng dụng này cung cấp bản xem trước về việc nâng cấp từ quy mô doanh nghiệp nhỏ đến trung bình đến quy mô lớn.

Nó chứa một nền tảng quản lý dự án và quản lý quan hệ khách hàng cũng như hỗ trợ hệ thống thanh toán và bán hàng. Hỗ trợ hệ thống thanh toán và bán hàng giúp cho phép người quản lý và nhóm của bạn sử dụng các công cụ tùy chỉnh bổ sung để tiếp thị nội dung một cách hiệu quả.

ProWork Flow

Đôi khi việc sử dụng các ứng dụng cơ bản để tiếp thị trên mạng xã hội là không đủ để nhóm của bạn phát triển khi quản lý khối lượng công việc. Nếu bạn là người có số lượng lớn nhân viên và khối lượng công việc cần quản lý, ProWork Flow rất hữu ích với các công cụ thế hệ tiếp theo mới của nó.

Nó có thể giúp bạn theo dõi và cập nhật nhiều dự án của một số thành viên trong nhóm, tất cả ở một nơi. Một số tính năng của nó bao gồm bảng điều khiển để tiện tổng quan về khối lượng công việc cũng như dòng thời gian và bảng chấm công để giúp quản lý thời gian dễ dàng trong số nhiều công cụ khác.

Tổng quan

Việc lựa chọn công cụ quản lý dự án phù hợp chủ yếu phụ thuộc vào nhu cầu chuyên môn của nhóm bạn. Có rất nhiều yếu tố cần xem xét trước khi chọn một ứng dụng cụ thể. Tuy nhiên, đừng ngại đưa ra các đề xuất bất cứ khi nào bạn có thể.

Thời đại kỹ thuật số mới đã giúp nhóm của bạn có thể quản lý tối đa khối lượng công việc của họ. Cuối cùng, các công cụ cộng tác có thể cải thiện công việc kiến ​​thức bằng cách cho phép bạn có trải nghiệm thực tế và thời gian thực với các ứng dụng thế hệ mới. Như mọi khi, nó sẽ giúp bạn thực hiện nghiên cứu trước.

The post 8 ứng dụng cộng tác dành cho người quản lý dự án appeared first on Nhật Phúc.