Cách tiếp cận tập trung hoàn toàn vào một phần công việc này là một ví dụ sinh động về xu hướng làm việc mới được gọi là ‘Làm ít hơn’.

Như tên cho thấy, xu hướng phổ biến này bao gồm các kỹ thuật có thể giúp bạn đạt được kết quả tuyệt vời bằng cách làm ít hơn bạn cần. Bài viết này sẽ tập trung vào một vài kỹ thuật liên quan đến đó. Hy vọng rằng chúng sẽ giúp bạn đạt được kết quả tốt nhất cho công việc mà bạn đang phải đối mặt, trong một khoảng thời gian ngắn nhất.

20% nỗ lực mang lại 80% kết quả

Nguyên tắc Pareto, còn được gọi là quy tắc 80/20. Nó nói rằng: để nhận được 80% kết quả thu được trong công việc, trung bình một người phải mất khoảng 20% ​​tổng thời gian đã bỏ ra. Thống kê 80/20 có điều kiện này hoạt động trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Nếu bạn biết cách sử dụng nguyên tắc Pareto đúng cách, nó có thể hữu ích không chỉ trong cuộc sống nghề nghiệp của bạn mà còn trong cuộc sống hàng ngày của bạn. Nó giống như một mẹo nhỏ dự báo một kết quả mong đợi.

Ví dụ, nếu bạn là một người hòa đồng, thì bạn có thể sẽ có rất nhiều bạn bè. Hãy nghĩ xem có bao nhiêu người trong số này thực sự giúp bạn trong những tình huống nhất định. Trên thực tế, có lẽ chỉ 20% trong số những người đó.

Cần cân nhắc tỷ lệ phần trăm này và dành sự quan tâm đúng mức cho những người phù hợp, thay vì tập trung vào những người bạn ảo.

Làm thế nào để sử dụng cái này

Nếu một người tuân theo nguyên tắc Pareto, tốt hơn hết bạn nên làm tất cả những việc vô ích khi năng suất của bạn thấp. Ví dụ, một số người đến làm việc vào buổi sáng và không thể ngay lập tức làm việc ngay. Họ cần một khoảng thời gian để chuẩn bị cho công việc, nói chuyện với đồng nghiệp, uống cà phê và những thứ khác giúp họ ổn định.

Chỉ khi đó họ mới có thể bắt đầu làm việc hiệu quả. Điều quan trọng là có thể sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ của bạn. Bạn cần xác định thời gian làm việc hiệu quả nhất của mình cho những trường hợp và quyết định quan trọng.

Ba nhiệm vụ chính

Ở thời đại ngày nay, mọi người vẫn dựa vào danh sách việc cần làm để giữ mọi thứ ngăn nắp. Chắc chắn, chúng ta đã phát triển từ việc sử dụng giấy sang sử dụng máy tính và điện thoại thông minh, nhưng bất kỳ công cụ nào được sử dụng sẽ trở nên bất lực nếu không có hành động.

Trong trường hợp này, tất cả những gì bạn cần là một quy tắc đơn giản: mỗi sáng, hãy dành vài phút để suy nghĩ và viết ra ba nhiệm vụ quan trọng nhất trong ngày.

Và sau đó tập trung nỗ lực của bạn vào việc thực hiện danh sách rút gọn này. Ai cần vô số danh sách nhiệm vụ vô tận này mà bạn sẽ không thể hoàn thành trong một tuần, chứ đừng nói là trong một ngày?

Tập trung vào ba nhiệm vụ chính này và sau khi hoàn thành, bạn có thể tiếp tục và làm việc khác. Thói quen đơn giản nhưng mạnh mẽ này thực sự có thể làm tăng năng suất của bạn trong một khoảng thời gian ngắn.

Triết lý ‘Làm ít hơn’

Trong thế giới huấn luyện, triết lý ‘làm ít hơn’ đã trở nên khá phổ biến. Các nhà lý thuyết khác nhau của triết lý này đưa ra các cách tiếp cận khác nhau. Một trong số đó dựa trên các thực hành huyền bí của Thiền tông, được Mark Lesser mô tả trong cuốn sách “ Ít hơn: Hoàn thành nhiều hơn bằng cách làm ít hơn”.

Tuyên ngôn “Ít hơn” của anh ấy bắt đầu bằng việc xua tan niềm tin rằng việc giảm tải khiến chúng ta lười biếng và có hại cho năng suất. Bằng cách làm ít hơn, chúng tôi thực sự cho phép mình tận hưởng đầy đủ thành quả của mình. Tác giả khuyên bạn nên dành một chút thời gian để thiền định và “tĩnh tâm” vào giữa quá trình làm việc.

Bạn thậm chí có thể điều chỉnh nhịp thở của mình giữa việc đọc và gửi email. Nó sẽ giúp bạn giảm bớt căng thẳng và tập trung vào một chủ đề cụ thể dẫn bạn đến việc tìm thấy sự cân bằng hoàn hảo. Tất cả những điều này có thể giúp bạn tìm ra hoạt động nào thực sự quan trọng và hoạt động nào không đáng để bạn quan tâm.

Do đó, bạn nên sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. Hãy bắt đầu làm những việc quan trọng nhất trước và sau khi hoàn thành, hãy đến những việc có mức độ ưu tiên thấp. Chỉ cần bạn không quá tải với rất nhiều nhiệm vụ. Tốt hơn là bạn nên làm những công việc ít hơn và chất lượng cao mà bạn sẽ thích hơn là làm nhiều việc một cách nửa vời.

Kỹ thuật Pomodoro

Triết lý ‘Làm ít hơn’ cũng bao gồm rất nhiều kỹ thuật thú vị, chẳng hạn như “kỹ thuật cà chua”. Phương pháp quản lý thời gian này được phát triển bởi Francesco Cirillo. Nó có tên từ bộ đếm thời gian nhà bếp hình quả cà chua mà Cirillo sử dụng ban đầu.

Kỹ thuật này dựa trên nguyên tắc làm việc trên một nhiệm vụ cụ thể trong 25 phút không nghỉ. Sau đó, bạn chắc chắn nên nghỉ ngơi.

Nhưng nó thực sự hoạt động như thế nào?

• Từ danh sách nhiệm vụ của bạn, hãy tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao.
• Sau đó, khởi động bộ hẹn giờ trong 25 phút và bắt đầu hoạt động, không có bất cứ điều gì làm bạn phân tâm cho đến khi bạn nghe thấy tín hiệu từ bộ hẹn giờ. Mỗi khoảng thời gian 25 phút được gọi là “Pomodoro”.
• Nghỉ ngơi trong 5 phút và bắt đầu lại bộ đếm thời gian.
• Đối với mỗi bốn ‘Pomodoros’, hãy nghỉ dài hơn 10-15 phút.
• Nếu nhiệm vụ có nhiều hơn năm ‘Pomodoro’, nó có thể được chia thành nhiều phần.

Kỹ thuật này cho phép một người nhóm các nhiệm vụ tốt hơn, tăng sự chú ý và đơn giản hóa các công việc lập kế hoạch . Nó sẽ đặc biệt hữu ích cho các lập trình viên.

Huyền thoại đa nhiệm

Đa nhiệm không giúp chúng ta làm việc hiệu quả hơn; đó là một trong những huyền thoại lớn nhất ngày nay. Trên thực tế, sự phân chia sự chú ý của chúng ta có tác động tiêu cực đến năng suất, sự tập trung và năng lượng .

“Đối với các nhiệm vụ phức tạp, cho dù bạn có trở nên đa nhiệm tốt đến đâu, bạn vẫn sẽ phải chịu những tác động ngược lại với hiệu suất của mình. Bạn sẽ tồi tệ hơn so với nếu bạn đã thực sự tập trung từ đầu đến cuối vào các nhiệm vụ, ” David Meyer nói , một nhà khoa học từ Đại học Michigan.

Đa nhiệm có thể thực hiện được chỉ trong hai trường hợp. Đầu tiên là khi bạn đang làm một việc gì đó tự động, chẳng hạn như đi bộ và nói chuyện cùng một lúc. Đi bộ là một hoạt động tự động mà bạn không cần phải tập trung hay suy nghĩ, trong khi nói chuyện thì cần sử dụng trí não của bạn.

Một tình huống khác khi đa nhiệm có thể xảy ra là khi nó liên quan đến các loại xử lý khác nhau của não, chẳng hạn như đọc và nghe nhạc cổ điển.

Nhưng nếu bản nhạc có chứa một số lời bài hát trong đó, sẽ không thể thực hiện hai nhiệm vụ này cùng một lúc, vì cả hai đều kích hoạt trung tâm ngôn ngữ của não.

Vì vậy, nếu bạn muốn làm việc hiệu quả hơn, thì hãy học cách làm từng việc một và chỉ tập trung vào một việc cụ thể đó.

“Ăn kiêng” thông tin

Ngày nay, việc quá tải thông tin dễ như bị cảm nắng ở giữa sa mạc Sahara. Và thậm chí các triệu chứng tương tự nhau: rối loạn giấc ngủ, mất tập trung và phản ứng trì hoãn.

Bộ não của chúng ta bị quá tải với tất cả những tiếng ồn mà thông tin mang lại . Trong thế giới hiện đại của chúng ta, mọi người không ngừng tìm kiếm tin tức; khi nó là sự thật, nó bao quanh chúng ta.

Bạn có thực sự cần đọc tất cả các email, blog, báo và tạp chí mà bạn đọc hàng ngày không? Bạn có thực sự cần dành nhiều thời gian để xem qua nguồn cấp tin tức Facebook hoặc xem TV không?

Hãy thử và cắt bỏ càng nhiều thông tin vô ích càng tốt , trong ít nhất một tuần và xem nó có thể giúp ích gì cho năng suất của bạn.

Sống theo lịch trình

Hãy hỏi bất kỳ người thành công nào khi họ thức dậy và rất có thể họ là người dậy sớm. Nó khá đơn giản: không có nhiều phiền nhiễu vào buổi sáng, giúp một người tập trung vào các ưu tiên chính. Thức dậy vào sáng sớm là một trong những yếu tố của việc sống có lịch trình.

Trong ngày, có thời gian để nghỉ ngơi, và có thời gian để làm việc. Có những ranh giới nghiêm ngặt hiện nay và hiểu được điều này sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả. Bắt đầu với việc cố gắng rời khỏi máy tính vào thời gian đã định, vì bạn cần nghỉ ngơi để làm việc hiệu quả.

Định luật Parkinson nói rằng “công việc mở rộng để lấp đầy thời gian có sẵn để hoàn thành”, có nghĩa là nếu một cô gái cần viết một bức thư trong một tuần, thì sẽ mất một tuần để viết bức thư.

Đặc biệt nếu đó là điều họ không thích hoặc không muốn làm. Mọi người có xu hướng trì hoãn và chơi càng lâu càng tốt. Nhưng thời hạn nghiêm ngặt cho mỗi nhiệm vụ bạn nhận được sẽ đưa bạn đi đúng hướng để hoàn thành thời hạn một cách hoàn hảo. Có một thời hạn mà bạn sợ bị bỏ lỡ là động lực rất lớn .

The post 7 cách tuyệt vời để tăng năng suất của bạn appeared first on Nhật Phúc.

Ví dụ: bạn có thể tự động đăng bất kỳ nhiệm vụ mới nào bạn đã thêm trong Asana, lên một kênh bạn chọn. Nhiều công cụ khác giúp cải thiện khả năng sử dụng và chức năng của Slack. Và trong bài đăng này, chúng ta cùng tìm hiểu 10 trong số những công cụ này mà bạn có thể muốn sử dụng với Slack.

Google Drive

Nếu bạn là người yêu thích Google Drive để lưu trữ tài liệu, bạn có thể nhận được thông báo của Slack về mọi thay đổi được thực hiện trên tài liệu của bạn trên Google Drive. Công cụ này sẽ thông báo cho bạn nếu có một tài liệu mới được tạo hoặc nếu ai đó chia sẻ, sửa đổi hoặc xóa một tài liệu.

Slackin

Slackin giúp bạn xây dựng cộng đồng công khai thông qua Slack. Nó cung cấp cho bạn một <iframe>huy hiệu với số lượng người dùng trực tuyến và đã đăng ký theo thời gian thực mà bạn có thể đặt trên một trang web.

Nếu người dùng nhấp vào huy hiệu, một biểu mẫu yêu cầu địa chỉ email để được gửi lời mời tham gia sẽ được hiển thị. Ngoài ra, có các phiên bản trang đích. Ngoài ra, huy hiệu cũng có sẵn trong phiên bản SVG, dành cho các phương tiện tĩnh như GitHub Pages.

RSS

Slack cho phép bạn đăng ký URL nguồn cấp RSS hoặc Atom để nhận cập nhật trong Slack trên kênh được chỉ định.

Bạn có thể thêm đăng ký các trang web vào một kênh #seođể thảo luận cũng như cập nhật mọi thứ về SEO. Nó cũng cung cấp một mã ngắn tiện dụng /feed, để quản lý các đăng ký RSS này.

GitHub

Đây là một công cụ phải cài đặt cho bất kỳ nhà phát triển nào. Nó tích hợp Slack vào Github, cho phép bạn cập nhật các bản cập nhật xảy ra trên kho lưu trữ GitHub của bạn và tương tác với nó.

Ví dụ: bạn có thể nhận cập nhật về các nhận xét, vấn đề mới và yêu cầu kéo (PR), sau đó sử dụng phím tắt /githubđể đóng, mở lại và thậm chí mở một problem mới bằng phím tắt.

Giphy

Sử dụng GIF động là một cách tuyệt vời để truyền tải thông điệp của bạn và giphy.com là một trong những nguồn phổ biến nhất để tìm một. Trong Slack, bạn có thể cài đặt ứng dụng Giphy để thêm phím tắt /giphyđể tìm kiếm ảnh GIF và đăng nó lên Slack.

GMail

Công cụ này cho phép bạn gửi hoặc chuyển tiếp email (cùng với tệp đính kèm) từ Gmail sang Slack. Một ứng dụng khá tiện dụng nếu bạn cần tiếp tục thảo luận trên Slack thay vì qua email.

Google Calendar

Đây là một trong những công cụ yêu thích của tôi trong Slack cho phép bạn tương tác với Lịch Google. Ví dụ: bạn có thể trả lời một sự kiện hoặc lên lịch lời mời, nhận lời nhắc về một sự kiện vài phút trước khi sự kiện bắt đầu và thậm chí nhận huy hiệu lịch trong hồ sơ của bạn để thể hiện rằng bạn đang tham gia một lịch trình.

Pocket

Một trong những thao tác phổ biến nhất mà mọi người làm trên Slack là chia sẻ URL. Công cụ này cho phép bạn kết nối Slack với Pocket, nơi bạn có thể lưu các URL từ chuỗi hoặc hội thoại Slack vào tài khoản Pocket của mình.

Notes

Công cụ này cung cấp một số phím tắt như /noteshoặc /noes listđể cho phép bạn viết ghi chú cá nhân ở bất kỳ đâu trên kênh Slack. Bạn có thể sử dụng nó để nhanh chóng viết ra các ý tưởng, ghi nhớ hoặc lời nhắc và truy xuất những ghi chú này từ Slack bất cứ lúc nào.

Zoom

Zoom là một lựa chọn phổ biến cho cuộc gọi điện video, có thể là cho cuộc họp văn phòng hoặc công việc hoặc cho trường học. Công cụ này mang lại sự tiện lợi khi tương tác với Zoom in Slack. Bạn có thể sử dụng /zoomđể bắt đầu cuộc gọi hoặc tham gia cuộc họp với Zoom.

The post 10 công cụ Slack hữu ích để có năng suất tốt hơn appeared first on Nhật Phúc.