Notion là một ứng dụng dễ dàng để bắt đầu sử dụng nhưng khó để thành thạo. Kiến thức cần thiết là rất nhiều, và người mới có thể cảm thấy choáng ngợp bởi số lượng tính năng. Cách dễ dàng để tránh mắc sai lầm là biết những gì cần chú ý, và chúng tôi đã tổng hợp một số lỗi phổ biến mà người mới sử dụng Notion thường gặp.
Lỗi #1: Cố gắng phát minh lại bánh xe
Làm việc thông minh, không làm việc chăm chỉ
Notion có hàng trăm mẫu dựng sẵn cho hầu hết mọi nhu cầu tiềm năng, bao gồm kế hoạch hàng tuần, xây dựng sơ yếu lý lịch, theo dõi thói quen, và nhiều hơn nữa. Ứng dụng này giúp bạn dễ dàng xây dựng bố cục riêng và định dạng ghi chú theo ý thích, và mặc dù điều đó chắc chắn là điều bạn nên làm, hãy chọn lọc khi thực hiện. Ngay cả khi bạn cần một mẫu cho việc theo dõi một thứ gì đó khá riêng biệt, hãy tìm kiếm trước — cộng đồng Notion đã tạo ra rất nhiều mẫu, cả miễn phí và trả phí, mà bạn có thể tải về.
Đừng lãng phí thời gian xây dựng một thứ gì đó khi bạn có thể chỉ cần tải về một mẫu đáp ứng nhu cầu của bạn. Tuy nhiên, đừng luôn dựa vào mẫu và đừng ngại chỉnh sửa một mẫu hiện có để phù hợp hơn với mục đích của bạn.
Lỗi #2: Đặt quá nhiều thứ trên bảng điều khiển của bạn
Ít hơn là nhiều hơn
Một trong những tính năng tuyệt vời nhất của Notion là bảng điều khiển. Bạn có thể tạo một ghi chú trung tâm theo dõi tiến trình của nhiều ghi chú khác và mang mọi thứ bạn cần xem vào một trang duy nhất. Cạm bẫy dễ mắc phải là đặt quá nhiều thứ vào bảng điều khiển của bạn. Hãy giữ nó giới hạn ở các góc nhìn cấp cao nhất, và có các ghi chú liên kết riêng cho các cái nhìn chi tiết hơn. Quá tải bảng điều khiển là cách dễ dàng để làm chậm sổ ghi chú của bạn, và nó làm mất đi mục đích của việc có một trang dành riêng để xem mọi thứ một cách nhanh chóng.
Lỗi #3: Không tạo (và tuân theo) một hệ thống phân cấp
Đơn giản là chìa khóa
Khi bắt đầu sử dụng Notion, hãy tránh tạo các ghi chú ngẫu nhiên. Hãy nghĩ ra một cấu trúc và hệ thống phân cấp hợp lý cho cách chúng sẽ được tổ chức, và bạn sẽ tiết kiệm được rất nhiều công việc về sau. Bảng điều khiển của bạn là một phần của điều này; nó sẽ đóng vai trò là trung tâm chính cho tất cả các ghi chú của bạn, và bằng cách quyết định cấu trúc tổ chức trước, bạn sẽ tránh được việc mất ghi chú trong một mớ thông tin hỗn độn.
Với điều đó trong tâm trí, việc tạo ra một sơ đồ đặt tên phù hợp với hệ thống phân cấp là một ý tưởng tốt. Điều này không chỉ giúp bạn quét tên dễ dàng mà còn giúp tìm kiếm thông tin cụ thể dễ dàng hơn nhiều. Nó có thể không có vẻ cần thiết khi bạn chỉ có vài chục ghi chú, nhưng khi bạn có hàng trăm ghi chú để sắp xếp, nó có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian.
Lỗi #4: Bạn đi quá nhanh, quá sớm
Bắt đầu nhỏ là tốt
Khi mới bắt đầu với Notion, rất dễ bị cám dỗ để xây dựng một hệ thống phức tạp, tinh vi, nhưng thường thì tốt hơn là bắt đầu nhỏ và phát triển dần lên. Hãy phát triển hệ thống ghi chú của bạn để đáp ứng nhu cầu của bạn, nhưng đừng cảm thấy như bạn cần phải biết cách liên kết các ghi chú và sử dụng các tính năng nâng cao ngay từ đầu. Bắt đầu với chỉ những điều cơ bản và học hỏi dần dần. Có một quy trình học tập rõ ràng với Notion, nhưng một khi bạn đã quen, khả năng là vô tận.
Có một độ cong học tập nhất định đối với Notion, nhưng một khi bạn đã nắm bắt được nó, các khả năng dường như vô tận.
Lỗi #5: Bạn không sử dụng cơ sở dữ liệu
Cơ sở dữ liệu là bạn của bạn
Cơ sở dữ liệu của Notion là một tính năng nâng cao hơn, nhưng chúng trông phức tạp hơn thực tế. Trong sử dụng thực tế, một cơ sở dữ liệu chỉ là cách dễ dàng để tổ chức thông tin một cách linh hoạt hơn. Bạn có thể chọn một mục cơ sở dữ liệu để mở ghi chú riêng của nó, nơi bạn có thể thêm thông tin chi tiết hơn về mục đó. Bạn cũng có thể gán thuộc tính cho các mục cơ sở dữ liệu, như ngày tháng và liên kết. Cơ sở dữ liệu của Notion cũng cho phép truy cập vào nhiều dạng xem khác nhau. Bạn có thể xem thông tin dưới dạng biểu đồ, lịch, danh sách và nhiều hơn nữa.
Cơ sở dữ liệu giúp dễ dàng quản lý lượng thông tin lớn mà không cần tạo ra số lượng ghi chú cá nhân tương ứng. Nó có thể giữ cho sổ ghi chú của bạn được tổ chức tốt hơn trong khi cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về dự án bạn đang làm việc, và cấu trúc linh hoạt của nó làm cho cơ sở dữ liệu dễ dàng thích nghi cho nhiều mục đích khác nhau.
Tránh những sai lầm này sẽ tiết kiệm cho bạn rất nhiều thời gian
Notion có thể là một công cụ phức tạp, nhưng không nhất thiết phải như vậy. Tránh những sai lầm cơ bản này, bạn sẽ có trải nghiệm tốt hơn từ đầu và tiết kiệm cho mình rất nhiều rắc rối sau này (đặc biệt là nếu điều đó có nghĩa là bạn không phải mất hàng giờ để tổ chức hàng trăm ghi chú rải rác một cách thủ công).