Microsoft đang không ngừng đầu tư và phát triển trí tuệ nhân tạo (AI), từ việc xây dựng hạ tầng cho đến hợp tác với nhiều công ty công nghệ hàng đầu như OpenAI. Sự đầu tư này đã mang lại những kết quả tích cực, tiêu biểu là sự ra đời của Copilot, một công cụ chạy trên nền tảng GPT-4 của OpenAI. Mô hình AI này hiện nay đã được tích hợp một cách thông minh vào gần như tất cả các sản phẩm của Microsoft, trong đó có bộ ứng dụng Office và tính năng bàn phím (Copilot Key) trên một số laptop mới nhất của hãng. Copilot không chỉ hỗ trợ hiển thị thông tin mà còn hoạt động rất hiệu quả trên các nền tảng như Excel, Word, Outlook, PowerPoint và Teams. Dưới đây là những tác vụ mà Copilot có thể đảm nhận cho bạn trong các ứng dụng Microsoft này.
Tạm biệt những bản trình bày nhàm chán: Copilot chính là giải pháp mà bạn cần.
6. Quản lý cuộc họp
Copilot giúp bạn quản lý và theo dõi các cuộc họp của mình một cách dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn chỉ cần hỏi nó về lịch trình hàng ngày hay hàng tuần của bạn, và nó sẽ tự động kiểm tra Lịch Outlook để cung cấp cho bạn thông tin về các cuộc họp sắp diễn ra, bao gồm thời gian cụ thể và danh sách người tham gia. Nó còn cung cấp các liên kết đến cuộc họp để bạn có thể dễ dàng nhấp vào thông tin chi tiết trong lịch của mình. Thêm vào đó, bạn có thể yêu cầu Copilot tìm kiếm các khoảng thời gian trống để lên lịch họp với đồng nghiệp tại những khoảng thời gian mà mọi người đều có thể tham dự. Đây thực sự là một trợ lý đắc lực giúp bạn dễ dàng quản lý thời gian và lịch trình của mình. Không chỉ vậy, AI còn có khả năng hỗ trợ bạn trong việc gửi nhắc nhở và email theo dõi sau cuộc họp, giúp công việc diễn ra suôn sẻ hơn.
5. Giám sát tất cả các cuộc trò chuyện và hoạt động trên Teams
Trong môi trường làm việc ngày nay, Teams trở thành nơi diễn ra hầu hết các cuộc thảo luận và làm việc nhóm, đặc biệt là đối với những ai làm việc từ xa hoặc trong một đội ngũ đa chức năng. Tuy nhiên, việc theo dõi mọi nội dung mà nhóm của bạn đang thảo luận có thể gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là nếu bạn có một nhóm lớn hoặc đang đi nghỉ. Đây chính là lúc Copilot phát huy vai trò của mình. Bạn có thể dễ dàng yêu cầu trợ lý AI này tóm tắt các chủ đề đã bàn luận với các đồng nghiệp, và nó cũng có khả năng trả lời những câu hỏi cụ thể liên quan đến cuộc trò chuyện. Chẳng hạn, bạn có thể hỏi, “John đã nói gì về thời hạn dự án sắp tới?” Bên cạnh việc tóm tắt các cuộc trò chuyện qua văn bản, Copilot cũng có thể ghi chú lại các cuộc thảo luận bằng lời trong các cuộc họp Teams, giúp bạn theo dõi các chủ đề chính và các mục hành động dễ dàng hơn.
4. Viết và tổ chức email
Việc soạn một email có thể trở thành một nhiệm vụ khó khăn và tốn thời gian, thường không mang lại cảm giác thú vị chút nào, nhưng lại là một phần cần thiết trong công việc hàng ngày. Email cũng được coi là một trong những hình thức giao tiếp có phần tiêu cực nhất, vì vậy việc đảm bảo rằng thông điệp của bạn được truyền đạt một cách rõ ràng là vô cùng quan trọng. Bạn có thể tận dụng Copilot để giúp soạn thảo email trực tiếp trong Outlook, và cá nhân hóa nội dung theo giọng điệu cũng như độ dài mà bạn mong muốn. Dĩ nhiên, bạn cần luôn kiểm tra các phản hồi mà Copilot gợi ý, chỉnh sửa văn bản nếu cần thiết để đảm bảo rằng thông điệp của bạn không chỉ chính xác mà còn phù hợp với văn hóa giao tiếp trong môi trường làm việc. Copilot có thể cung cấp gợi ý tốt, nhưng không có gì có thể thay thế phán đoán của con người. Hãy chắc chắn rằng nội dung bạn gửi đi không chứa thông tin sai lệch hay hiểu lầm. Hơn nữa, bạn có thể sử dụng Copilot để tóm tắt các đoạn văn lớn và thậm chí cả dịch nội dung giữa các ngôn ngữ khác nhau.
3. Tạo và tuyển chọn nội dung
Việc viết nội dung không bao giờ là điều dễ dàng, dù bạn đang viết một bản tóm tắt cho dự án, phát triển tài liệu hay tạo ra bài đăng trên mạng xã hội và các bài viết blog. Copilot có thể giúp đẩy nhanh quá trình tạo nội dung trong Microsoft Word bằng cách gợi ý các chủ đề, phác thảo và đề xuất các tiêu đề hấp dẫn. Nó cũng hỗ trợ trong việc tuyển chọn nội dung liên quan từ các nguồn khác nhau, giúp bạn tiết kiệm thời gian và tạo ra quy trình tạo nội dung hiệu quả hơn trong công việc. Không những vậy, nó còn có thể giúp bạn chỉnh sửa các nội dung đã được bạn viết, bằng cách sửa lỗi ngữ pháp, cải thiện độ mạch lạc hay bổ sung thêm các ngữ cảnh thích hợp cho văn bản của bạn.
2. Tự động hóa các tác vụ trong Excel
Đối với nhiều doanh nghiệp, Microsoft Excel là ứng dụng chủ yếu được sử dụng để phân tích và xử lý số liệu, nhưng không phải ai cũng nhận ra hết những khả năng mạnh mẽ mà chương trình này cung cấp. Copilot có thể hỗ trợ bạn trong việc sử dụng Excel một cách dễ dàng và hiệu quả hơn. Nó có khả năng giúp bạn xây dựng các công thức, tạo bảng số liệu động và áp dụng định dạng có điều kiện nhằm làm nổi bật các dữ liệu quan trọng. Thay vì phải chuyển đổi thủ công các cơ sở dữ liệu thành bảng và thiết lập bảng số liệu động, giờ dây bạn chỉ cần nhập một lệnh đơn giản để có được những thông tin và biểu đồ bạn cần trong Excel. Ví dụ, nếu bạn có một bảng tính về dữ liệu bán hàng, bạn chỉ cần hỏi Copilot: “Jim đã bán được bao nhiêu sản phẩm trong năm nay?” và nó sẽ tự động tạo ra một bảng số liệu với câu trả lời. Hoặc bạn cũng có thể đưa ra câu hỏi phức tạp hơn như “Tháng nào Jim bán được nhiều sản phẩm nhất?” và Copilot sẽ cung cấp tất cả dữ liệu liên quan mà bạn cần.
Không chỉ giúp xử lý số liệu, Copilot còn cung cấp các gợi ý về công thức, cho phép bạn thêm công thức chỉ bằng một cú nhấp chuột. Nó cũng có thể giúp bạn nhanh chóng làm nổi bật các dữ liệu quan trọng hoặc tạo biểu đồ theo thời gian thực chỉ bằng cách chọn các cột liên quan và sử dụng phím tắt của Copilot để bỏ qua các bước tẻ nhạt.
1. Giảm bớt khó khăn từ PowerPoint
Microsoft đã tích hợp sâu sắc các công cụ Copilot và Designer AI vào PowerPoint, giúp bạn đẩy nhanh quá trình tạo ra các bài trình chiếu một cách dễ dàng. Bạn thậm chí có thể xây dựng một bài trình bày hoàn chỉnh chỉ bằng cách sử dụng các công cụ này. Copilot sẽ tạo ra các điểm nói mà bạn có thể điều chỉnh bằng cách xóa đi những phần không cần thiết, sắp xếp lại thứ tự qua menu lựa chọn, hoặc đưa ra phản hồi để hoàn thiện hơn. Khi bạn đã hài lòng với nội dung, bạn chỉ cần một cú nhấp chuột để biến nó thành các trang trình bày thực tế.
Copilot còn tự động thêm các hình ảnh sinh động và hiệu ứng hoạt hình vào toàn bộ bài thuyết trình để làm cho nội dung trở nên hấp dẫn hơn. Hơn nữa, nó còn cung cấp các ghi chú cho diễn giả cho mỗi trang, hỗ trợ bạn trong suốt quá trình trình bày. Nếu bạn muốn thực hiện điều chỉnh hoặc thêm hình ảnh mới, bạn có thể dễ dàng sử dụng các lệnh văn bản để tạo ra chúng mà không tốn quá nhiều thời gian.
Trong môi trường làm việc hiện đại, các ứng dụng Office của Microsoft đóng một vai trò rất quan trọng, và hầu hết chúng ta đều dành hàng giờ đồng hồ để tương tác với những công cụ này, từ việc gửi email, tham gia các cuộc họp đến việc cộng tác với đội ngũ. Copilot có khả năng tự động hóa rất nhiều tác vụ trong số này, giúp bạn tiết kiệm thời gian quý giá và gia tăng hiệu quả làm việc. Trợ lý AI này vẫn đang phát triển không ngừng và chúng tôi hy vọng rằng bạn sẽ tìm ra những cách tốt nhất để tận dụng tối đa nó.
Nếu Copilot thật sự được thiết kế để tăng hiệu suất công việc, có lẽ điều gì đó đã không diễn ra đúng như kỳ vọng.
